Как правильно заполнять табель учета рабочего времени — образец

1 мин


2

Вопрос, как отследить рабочее время сотрудников, если их больше одного в штате, является актуальной задачей для каждого владельца бизнеса. Он платит им зарплату и хочет понимать, за что. Учесть фактически отработанное время, отпускные и праздничные дни, а также отгулы и больничные поможет табель учета рабочего времени.

Описание документа

Трудовой кодекс РФ, в частности ст.91, обязывает работодателей вести учет отработанного времени каждого сотрудника. Данные вносятся в бланк первичной документации с поименным перечнем работников предприятия. Туда же вносятся отметки о фактическом использовании ими рабочего времени в заданный период времени. Называется этот документ табелем учета рабочего времени. После окончания расчетного периода документ подписывается ответственными лицами и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. На его основании создаются расчетно-платежная или расчетная ведомости.

Учет времени

Табель можно вести в бумажном виде, вносить в него данные на компьютере, а также вести онлайн. Но в этом случае его все равно придется распечатать, чтобы в нем смогли расписаться все ответственные сотрудники. Сведения в него вносятся ежедневно. В бухгалтерию данные должны быть переданы не позднее 12 числа текущего месяца за первую половину и не позже 25 числа за весь отработанный месяц.

К сведению! Чистый бланк табеля можно найти и бесплатно скачать из интернета.

Табель

Назначение

Табель является одни из самых важных первичных документов бухгалтерского учета. Он служит для отражения информации по фактически отработанному времени всеми сотрудниками предприятия. Кроме этого с его помощью можно:

  • Контролировать нарушения установленного режима работы.
  • Отслеживать эффективность использования рабочего времени.
  • На его основании происходит расчет заработной платы и других положенных выплат, так как он отражает все затраченное на работу время.
  • В табеле можно найти сведения по каждому сотруднику за весь период его работы на предприятии.

Данные из табеля необходимы не только бухгалтеру по начислению зарплаты, но и контролирующим органам:

  • Инспектор ФНС на основании данных из документа проверяет корректность расчета налоговой базы и выплат по страховым взносам.
  • Сотрудник фонда социального страхования (ФСС) сверяет данные по начислению пособий. К ним относится, например, обязательное пособие по уходу за ребенком.
  • Специалист трудовой инспекции проверяет табель, чтобы убедиться, что права наемных сотрудников не были нарушены.
  • Работник Росстата берет данные из табеля, чтобы составить статистику. Например, численность и зарплата дает картину об общей ситуации в регионе.
Учет выходных и рабочих дней

Ответственный за ведение

Законодательство не регламентирует этот вопрос, поэтому руководитель предприятия решает самостоятельно, на кого возложить обязанности по ведению табеля учета рабочего времени. Раньше в организациях была предусмотрена должность табельщика. Это был человек, в обязанности которого входил контроль за явкой и неявкой сотрудников, а также отражение этой информации в табеле и подача сведений руководству компании. Сейчас эта должность считается нерентабельной, поэтому ее сократили, а обязанности по ведению табеля возложили на бухгалтера, кадровика или руководителя одного из структурных отделов.

Важно! Новые дополнительные обязанности должны быть отражены в должностной инструкции и трудовом договоре ответственного или закреплены за ним приказом руководителя компании.

Сотрудник ведет учет времени

Формы табеля

Закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать и утверждать свои формы табелей учета рабочего времени. А можно воспользоваться готовыми унифицированными бланками и адаптировать их под структуру своей фирмы. Формы Т-12 и Т-13 не обязательны для применения, однако их используют многие организации.

Т-12

Распространенная форма, которая используется на многих предприятиях. Ведется ответственным сотрудником на протяжении месяца. В конце отчетного периода подводятся итоги по каждому работнику по количеству отработанных часов. Кроме этого фиксируются результаты за первую и вторую половину месяца.

Документ состоит из трех разделов:

  1. Титульный лист содержит единую систему кодов, применяемых для обозначения неявок. Каждой причине отведены свои числовое и буквенное значения.
  2. Учет рабочего времени ведется в табличной части. Кроме рабочих дней в ней отражены все выходные и праздники.
  3. Третья часть тоже содержит таблицу. В ней происходит составление расчетов выплаты заработной платы, исходя из дней, часов, суммы ставок.

Информация в табель вносится при помощи метода сплошной регистрации. В каждой ячейке табеля проставляется значение о явке или неявке с обязательным указанием причины. Также возможно вести табель, указывая только опоздания и неявки. В этом случае, если сотрудник отработал весь месяц, все ячейки табеля будут пустыми, а отражаться будут итоговые данные по первой, второй половине месяца и общий итог.

Все отклонения от стандартного режима работы: неявки, опоздания, переработки, сокращенные рабочие дни должны быть подтверждены соответствующими документами. В случае болезни работником должен быть предоставлен лист временной нетрудоспособности. Если он отсутствовал на рабочем месте, должна быть справка, подтверждающая выполнение прочих обязанностей, приказ руководства о его переводе на другой режим работы, заявление сотрудника о предоставлении ему отпуска без содержания и прочее.

Т-13

Существует еще одна унифицированная форма табеля Т-13. Ее отличие от Т-12 заключается в том, что в ней нет третьего раздела, в котором содержатся сведения о выплаченной заработной плате. Она является обычным бланком для фиксирования фактически отработанного времени работниками. При этом применяются все условные обозначения и сокращения из единого перечня.

Форма 0504421

Эта форма утверждена Приказом Министерства финансов № 52Н от 31.03.2015 года. В своей работе ее используют бюджетные учреждения. Бланк табеля учета рабочего времени содержит полное отражение использования сотрудниками рабочего времени. В нем можно отразить:

  • Отпуск по учебе.
  • Выходные по учебе.
  • Замещение в группе продленного дня.

Ведется табель согласно принятым правилам методом сплошной регистрации или путем отмечания только неявок с обязательным указанием причин отсутствия на рабочем месте.

В отличие от стандартных форм Т-12 и Т-13 в шапке бланка 0504421 обязательно нужно указывать цифровой код документа. Цифра 0 говорит о том, что в данные не вносились изменения со дня ведения табеля. Другие цифры говорят о количестве внесенных уточнений.

Кроме этого существуют отличия в буквенных обозначениях неявок сотрудников:

  • Отпуск по уходу за ребенком будет указан буквой ОР.
  • Больничный по родам и беременности имеет значение Р.
  • Учебный отпуск имеет обозначение У.
  • Отпуск за свой счет может иметь значения ОЗ или ДО. В зависимости от согласования с руководством и уважительности причины.
Форма

Правила ведения

Госкомстат РФ рекомендует использовать для учета отработанного времени сотрудников унифицированные формы Т-12 и Т-13. Допустимо вносить в них изменения исходя из специфики организации. Но существуют некоторые правила, которые необходимо соблюдать независимо от применяемой формы.

Табель ведется в одном экземпляре. Для небольшой организации это может быть единый документ, для больших предприятий возможно разграничение по отделам и подразделениям. Для ведения табеля назначается ответственный сотрудник. Заполненный табель должны подписывать руководитель и специалист по расчету зарплаты. После этого он передается в бухгалтерию, которая должна его хранить в течение одного года.

Табель не должен содержать исправлений и помарок. Если была допущена неточность, то она должна быть исправлена по правилам бухгалтерского учета: аккуратно перечеркнута одной чертой, сверху указываются верные данные, обязательно ставится подпись ответственного лица.

В табеле обязательно должны быть указаны данные по каждому сотруднику. Вносятся и убывают они только на основании приказа руководителя организации. Какие сведения необходимо указать:

  • ФИО работника.
  • Занимаемая должность.
  • Подразделение, к которому он относится.
  • Присваивается табельный номер.

Возможно добавление дополнительной информации, если этого требует специфика режима и условий работы. Например, учет работы на вредном производстве, за которую полагается дополнительный отпуск сотруднику. Каждое дополнение обязательно должно быть подтверждено приказом.

За нарушения в ведении табеля предусмотрены штрафные санкции:

  • За грубые ошибки ответственному может грозить увольнение.
  • За неполные данные трудовая инспекция может наложить штраф на организацию в размере 10 тыс. рублей.
  • За нарушение регламента заполнения выписывается штраф 50 тыс. рублей.
  • Кроме этого может быть наложено административное взыскание, в результате которого предприятие будет вынуждено простоять без работы в течение трех месяцев.

Дополнительная информация! Кроме стандартного указания явок и неявок табель позволяет учитывать сверхурочную работу, опоздания, дневные и ночные смены, работу в выходные и праздничные дни, которая должна быть оплачена в двойном размере.

Как заполнить

Оформление

Табель рабочего времени заводится на один месяц. Ему присваивается порядковый номер по текущему месяцу. Дважды за этот период подаются данные в бухгалтерию для расчета аванса и зарплаты.

В табель попадают только штатные сотрудники, с которыми оформлены трудовые договоры. Не попадают в расчет:

  • Официально не оформленные работники.
  • Совместители.
  • Работающие по гражданско-правовому договору.

Правила заполнения титульного листа:

  1. Название компании вписывается согласно Уставу.
  2. Указываются коды ОКПО и ОКУД.
  3. Документу присваивается номер.
  4. Прописывается отчетный период с обязательным указанием начала и окончания.
  5. Под датой окончания ведения документа должны будут оставить свои подписи все ответственные сотрудники. После этого табель передается на хранение сроком на 12 месяцев.

Какие графы необходимо заполнить в табличной части:

  • в первом столбце прописывается номер, присвоенный каждому работнику;
  • во вторую и третью графу из личной карточки работника вносятся его данные;
  • четвертая графа предназначена для отметок явки или неявки. Вверху указывается код, внизу количество фактически отработанных часов;
  • пятый столбец служит для отметок дней и часов, отработанных за первую половину месяца;
  • в шестой графе указываются данные за весь месяц;
  • столбцы с шестого по девятый содержат данные, необходимые для расчета заработной платы;
  • в столбцах с десятого по тринадцатый указываются причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
  • в четырнадцатом столбце находятся суммарные данные по неявкам за весь месяц;
  • пятнадцатый и шестнадцатый столбцы содержат коды причин неявок за месяц;
  • семнадцатый столбец показывает общее количество выходных и праздничных дней в отчетном месяце.

Таким образом заполненный документ даст полную картину посещаемости по каждому сотруднику и позволит произвести корректное начисление заработной платы.

Образец

Отметка об отпуске

Титульные листы форм Т-12 и Т-13 содержат стандартный перечень буквенных и числовых символов. Среди них есть и обозначение отпусков:

  • Стандартный плановый оплачиваемый отпуск работника отмечается в табеле буквами ОТ или цифрами 09.
  • Дополнительный отпуск будет обозначаться символами ОД или 10.
  • Учебный отпуск имеет много разновидностей, в зависимости от ситуации и того, сколько он продлится по времени, может указываться символами ДО или 16, ОЗ или 17, У или 11, УД или 13.
  • Декретный отпуск имеет обозначение Р или 14.
  • Отпуск по уходу за ребенком фиксируется символами ОЖ или 15.
  • Если дни отпуска выпадают на выходные или праздничные дни, то в табеле они обозначаются буквой В или цифрой 26.

Обратите внимание! Если сотрудник, который официально находится в декретном отпуске, будет работать на полставки, то в табеле информация отражается с помощью двойной записи: Я или 01 и ОЖ или 15. Образец будет выглядеть таким образом: Я/ОЖ или 01/15.

Отпуск

Нельзя недооценивать такой важный документ, как табель учета рабочего времени. Заполненный без ошибок он позволит не только верно начислить заработную плату, но и корректно рассчитать налоги. При правильном ведении табеля вопросов не возникнет ни у контролирующих организаций, ни у сотрудников предприятия.


Понравилось? Поделитесь с друзьями!

2

Прочитали? Как оцените?

Плохо Плохо
0
Плохо
Скучно Скучно
0
Скучно
Любопытно Любопытно
0
Любопытно
Интересно Интересно
0
Интересно
Супер Супер
1
Супер

комментариев

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *