Как правильно заполнять табель учета рабочего времени — образец

Вопрос, как отследить рабочее время сотрудников, если их больше одного в штате, является актуальной задачей для каждого владельца бизнеса. Он платит им зарплату и хочет понимать, за что. Учесть фактически отработанное время, отпускные и праздничные дни, а также отгулы и больничные поможет табель учета рабочего времени.

Описание документа

Трудовой кодекс РФ, в частности ст.91, обязывает работодателей вести учет отработанного времени каждого сотрудника. Данные вносятся в бланк первичной документации с поименным перечнем работников предприятия. Туда же вносятся отметки о фактическом использовании ими рабочего времени в заданный период времени. Называется этот документ табелем учета рабочего времени. После окончания расчетного периода документ подписывается ответственными лицами и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. На его основании создаются расчетно-платежная или расчетная ведомости.

Табель можно вести в бумажном виде, вносить в него данные на компьютере, а также вести онлайн. Но в этом случае его все равно придется распечатать, чтобы в нем смогли расписаться все ответственные сотрудники. Сведения в него вносятся ежедневно. В бухгалтерию данные должны быть переданы не позднее 12 числа текущего месяца за первую половину и не позже 25 числа за весь отработанный месяц.

Назначение

Табель является одни из самых важных первичных документов бухгалтерского учета. Он служит для отражения информации по фактически отработанному времени всеми сотрудниками предприятия. Кроме этого с его помощью можно:

• Контролировать нарушения установленного режима работы.
• Отслеживать эффективность использования рабочего времени.
• На его основании происходит расчет заработной платы и других положенных выплат, так как он отражает все затраченное на работу время.
• В табеле можно найти сведения по каждому сотруднику за весь период его работы на предприятии.

Данные из табеля необходимы не только бухгалтеру по начислению зарплаты, но и контролирующим органам:

• Инспектор ФНС на основании данных из документа проверяет корректность расчета налоговой базы и выплат по страховым взносам.
• Сотрудник фонда социального страхования (ФСС) сверяет данные по начислению пособий. К ним относится, например, обязательное пособие по уходу за ребенком.
• Специалист трудовой инспекции проверяет табель, чтобы убедиться, что права наемных сотрудников не были нарушены.
• Работник Росстата берет данные из табеля, чтобы составить статистику. Например, численность и зарплата дает картину об общей ситуации в регионе.

Ответственный за ведение

Законодательство не регламентирует этот вопрос, поэтому руководитель предприятия решает самостоятельно, на кого возложить обязанности по ведению табеля учета рабочего времени. Раньше в организациях была предусмотрена должность табельщика. Это был человек, в обязанности которого входил контроль за явкой и неявкой сотрудников, а также отражение этой информации в табеле и подача сведений руководству компании. Сейчас эта должность считается нерентабельной, поэтому ее сократили, а обязанности по ведению табеля возложили на бухгалтера, кадровика или руководителя одного из структурных отделов.

Формы табеля

Закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать и утверждать свои формы табелей учета рабочего времени. А можно воспользоваться готовыми унифицированными бланками и адаптировать их под структуру своей фирмы. Формы Т-12 и Т-13 не обязательны для применения, однако их используют многие организации.

Т-12

Распространенная форма, которая используется на многих предприятиях. Ведется ответственным сотрудником на протяжении месяца. В конце отчетного периода подводятся итоги по каждому работнику по количеству отработанных часов. Кроме этого фиксируются результаты за первую и вторую половину месяца.

Документ состоит из трех разделов:

1. Титульный лист содержит единую систему кодов, применяемых для обозначения неявок. Каждой причине отведены свои числовое и буквенное значения.
2. Учет рабочего времени ведется в табличной части. Кроме рабочих дней в ней отражены все выходные и праздники.
3. Третья часть тоже содержит таблицу. В ней происходит составление расчетов выплаты заработной платы, исходя из дней, часов, суммы ставок.

Информация в табель вносится при помощи метода сплошной регистрации. В каждой ячейке табеля проставляется значение о явке или неявке с обязательным указанием причины. Также возможно вести табель, указывая только опоздания и неявки. В этом случае, если сотрудник отработал весь месяц, все ячейки табеля будут пустыми, а отражаться будут итоговые данные по первой, второй половине месяца и общий итог.

Все отклонения от стандартного режима работы: неявки, опоздания, переработки, сокращенные рабочие дни должны быть подтверждены соответствующими документами. В случае болезни работником должен быть предоставлен лист временной нетрудоспособности. Если он отсутствовал на рабочем месте, должна быть справка, подтверждающая выполнение прочих обязанностей, приказ руководства о его переводе на другой режим работы, заявление сотрудника о предоставлении ему отпуска без содержания и прочее.

Т-13

Существует еще одна унифицированная форма табеля Т-13. Ее отличие от Т-12 заключается в том, что в ней нет третьего раздела, в котором содержатся сведения о выплаченной заработной плате. Она является обычным бланком для фиксирования фактически отработанного времени работниками. При этом применяются все условные обозначения и сокращения из единого перечня.

Форма 0504421

Эта форма утверждена Приказом Министерства финансов № 52Н от 31.03.2015 года. В своей работе ее используют бюджетные учреждения. Бланк табеля учета рабочего времени содержит полное отражение использования сотрудниками рабочего времени. В нем можно отразить:

• Отпуск по учебе.
• Выходные по учебе.
• Замещение в группе продленного дня.

Ведется табель согласно принятым правилам методом сплошной регистрации или путем отмечания только неявок с обязательным указанием причин отсутствия на рабочем месте.

В отличие от стандартных форм Т-12 и Т-13 в шапке бланка 0504421 обязательно нужно указывать цифровой код документа. Цифра 0 говорит о том, что в данные не вносились изменения со дня ведения табеля. Другие цифры говорят о количестве внесенных уточнений.

Кроме этого существуют отличия в буквенных обозначениях неявок сотрудников:

• Отпуск по уходу за ребенком будет указан буквой ОР.
• Больничный по родам и беременности имеет значение Р.
• Учебный отпуск имеет обозначение У.
• Отпуск за свой счет может иметь значения ОЗ или ДО. В зависимости от согласования с руководством и уважительности причины.

Правила ведения

Госкомстат РФ рекомендует использовать для учета отработанного времени сотрудников унифицированные формы Т-12 и Т-13. Допустимо вносить в них изменения исходя из специфики организации. Но существуют некоторые правила, которые необходимо соблюдать независимо от применяемой формы.

Табель ведется в одном экземпляре. Для небольшой организации это может быть единый документ, для больших предприятий возможно разграничение по отделам и подразделениям. Для ведения табеля назначается ответственный сотрудник. Заполненный табель должны подписывать руководитель и специалист по расчету зарплаты. После этого он передается в бухгалтерию, которая должна его хранить в течение одного года.

Табель не должен содержать исправлений и помарок. Если была допущена неточность, то она должна быть исправлена по правилам бухгалтерского учета: аккуратно перечеркнута одной чертой, сверху указываются верные данные, обязательно ставится подпись ответственного лица.

В табеле обязательно должны быть указаны данные по каждому сотруднику. Вносятся и убывают они только на основании приказа руководителя организации. Какие сведения необходимо указать:

• ФИО работника.
• Занимаемая должность.
• Подразделение, к которому он относится.
• Присваивается табельный номер.

Возможно добавление дополнительной информации, если этого требует специфика режима и условий работы. Например, учет работы на вредном производстве, за которую полагается дополнительный отпуск сотруднику. Каждое дополнение обязательно должно быть подтверждено приказом.

За нарушения в ведении табеля предусмотрены штрафные санкции:

• За грубые ошибки ответственному может грозить увольнение.
• За неполные данные трудовая инспекция может наложить штраф на организацию в размере 10 тыс. рублей.
• За нарушение регламента заполнения выписывается штраф 50 тыс. рублей.
• Кроме этого может быть наложено административное взыскание, в результате которого предприятие будет вынуждено простоять без работы в течение трех месяцев.

Оформление

Табель рабочего времени заводится на один месяц. Ему присваивается порядковый номер по текущему месяцу. Дважды за этот период подаются данные в бухгалтерию для расчета аванса и зарплаты.

В табель попадают только штатные сотрудники, с которыми оформлены трудовые договоры. Не попадают в расчет:

• Официально не оформленные работники.
• Совместители.
• Работающие по гражданско-правовому договору.

Правила заполнения титульного листа:

1. Название компании вписывается согласно Уставу.
2. Указываются коды ОКПО и ОКУД.
3. Документу присваивается номер.
4. Прописывается отчетный период с обязательным указанием начала и окончания.
5. Под датой окончания ведения документа должны будут оставить свои подписи все ответственные сотрудники. После этого табель передается на хранение сроком на 12 месяцев.

Какие графы необходимо заполнить в табличной части:

• в первом столбце прописывается номер, присвоенный каждому работнику;
• во вторую и третью графу из личной карточки работника вносятся его данные;
• четвертая графа предназначена для отметок явки или неявки. Вверху указывается код, внизу количество фактически отработанных часов;
• пятый столбец служит для отметок дней и часов, отработанных за первую половину месяца;
• в шестой графе указываются данные за весь месяц;
• столбцы с шестого по девятый содержат данные, необходимые для расчета заработной платы;
• в столбцах с десятого по тринадцатый указываются причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
• в четырнадцатом столбце находятся суммарные данные по неявкам за весь месяц;
• пятнадцатый и шестнадцатый столбцы содержат коды причин неявок за месяц;
• семнадцатый столбец показывает общее количество выходных и праздничных дней в отчетном месяце.

Таким образом заполненный документ даст полную картину посещаемости по каждому сотруднику и позволит произвести корректное начисление заработной платы.

Отметка об отпуске

Титульные листы форм Т-12 и Т-13 содержат стандартный перечень буквенных и числовых символов. Среди них есть и обозначение отпусков:

• Стандартный плановый оплачиваемый отпуск работника отмечается в табеле буквами ОТ или цифрами 09.
• Дополнительный отпуск будет обозначаться символами ОД или 10.
• Учебный отпуск имеет много разновидностей, в зависимости от ситуации и того, сколько он продлится по времени, может указываться символами ДО или 16, ОЗ или 17, У или 11, УД или 13.
• Декретный отпуск имеет обозначение Р или 14.
• Отпуск по уходу за ребенком фиксируется символами ОЖ или 15.
• Если дни отпуска выпадают на выходные или праздничные дни, то в табеле они обозначаются буквой В или цифрой 26.

Нельзя недооценивать такой важный документ, как табель учета рабочего времени. Заполненный без ошибок он позволит не только верно начислить заработную плату, но и корректно рассчитать налоги. При правильном ведении табеля вопросов не возникнет ни у контролирующих организаций, ни у сотрудников предприятия.