Большинство индивидуальных предпринимателей интересуются вопросом — отличается ли электронная цифровая подпись (ЭЦП) для ИП от подписей для других субъектов коммерческой деятельности. Оформление у личной подписи для предпринимателя абсолютно идентичное, как и для других. Единственное отличие — в ней должны содержаться данные об индивидуальном регистрационном номере предпринимателя. В тех случаях, когда на него работают несколько оформленных сотрудников, то для них необходимо сделать персональные ЭП для физических лиц.
Определившись с необходимым видом подписи, следует собрать полный пакет документов и отправиться самостоятельно в один из специализированных центров.
Обратите внимание! Получив ключ, можно будет участвовать в тендерах, аукционах и других закупках, которые представлены на сайте госуслуг, госзакупок, или коммерческих площадках.
Для чего необходима
На всей территории Российской Федерации, оформление ЭЦП возможно только в аккредитованных для этого центрах услуг. При обращении, и подаче документации, можно получить электронную подпись для ИП, или лица с любой другой формой собственности.
После личного обращения и некоторого времени на рассмотрение документации и изготовление подписи, можно забрать сертификат и электронный ключ, который записан на специальный носитель информации (флешка или смарт-карта). Ключ выпускается в двух различных видах:
- открытый. К самому ключу имеется закрытый доступ. Электронная подпись предлагается со свободным доступом. В большинстве случаев, применяется только для проверки подлинности уже оформленного и подписанного документа;
- закрытый. Более сложный вид, который записывается на электронный носитель информации. Он необходим для официального подтверждения или заверения документации подписью и аналогом печати. К нему не должны иметь доступа любые другие лица, кроме самого предпринимателя.
Обратите внимание! Зачастую доступ к носителю защищен еще и ПИН-кодом, который необходимо вводить каждый раз, когда нужен доступ.
Наличие электронной подписи требуется для того, чтобы принять участие в электронных торгах, которые проходят на отведенных для этого местах. Его также следует использовать для согласования всей документации, которая предоставляется в соответствующем виде. Как регистрация в личном кабинете, так и подача документов, оформление заявки на участие, и многие другие шаги, требуют наличия ЭЦП.
Оформление и получение электронной подписи может понадобиться не только для участия в тендерах и других закупках. Есть еще несколько различных сфер, где подписи активно используются. Но, для других видов деятельности, может не подойти аккредитованный центр, поэтому необходимо будет обратиться в другой, который направлен именно на нужную. Рекомендуется обратить внимание, если придется сменить вид деятельности. Образец ЭЦП, который создавался для участия в торгах, может пригодиться в таких электронных услугах:
- при деятельности на портале Госуслуг;
- во время оформлении некоторых документов или услуг на сайте Пенсионного фонда Российской Федерации;
- при подаче отчетности на сайт Центрального банка РФ;
- в работе с Фондом социального страхования РФ;
- различных действиях в системе «Мой арбитр» и ГАС «Правосудие»;
- при работе с электронным документооборотом.
Обратите внимание! Квалифицированная электронная подпись, которую индивидуальный предприниматель получил в аккредитованном центре, обладает той же значимостью, что и подписанный и оформленный бумажный документ.
Где можно применять
Сферы применения электронных подписей постоянно расширяются. На сегодняшний день, достаточно много государственных и коммерческих органов, которые ведут деятельность в глобальной сети, разрешают и сами активно пользуются подачей всевозможных электронных документов, которые оформлены при помощи ЭП. Предприниматель может решать ряд задач, не выходя из офиса или дома.
Это касается и регулярных требований, которые следует выполнять раз в месяц или чаще. Например, документ с ЭЦП для налоговой ИП. Предприниматель просто отправляет отчетность на электронную почту и может продолжать заниматься личными делами.
Для различных задач, требуется оформить определенный вид ЭЦП. Между собой они отличаются степенью защиты и функционалом. Некоторые могут применяться только для проверки подлинности, другие — подтверждения корреспонденции. Оформление подписи определенного вида, не гарантирует того, что она подойдет во всех сферах.
При помощи ЭЦП, можно вести следующую деятельность и решать такие задачи:
- передавать различные отчеты для налоговых органов онлайн, без необходимости передавать ее лично в руки;
- официально оформлять и заверять электронные документы;
- наладить взаимодействие с информационными порталами, которые созданы государством и коммерческими организациями (это около трех сотен площадок и сайт Госуслуг);
- принимать участие в государственных закупках и шести остальных площадках на официальных сайтах. Подпись позволяет зарегистрироваться, подавать заявки и принимать участие в торгах, изучать информацию и статистику, подписывать контракты при победе;
- принимать участие в электронных торгах, которые согласованы Федеральным законом номер 223;
- принимать участие в тендерах и торгах по банкротству. Это может быть электронная площадка «Сбербанка» или другие подобные;
- принимать участие в любых коммерческих закупках, торгах на различных площадках;
- наладить взаимодействие с Единой государственной автоматизированной информационной системой. Для нее необходимо наличие квалифицированной ЭП с применением специального токена JaCarta SE PKI/ГОСТ или Рутокен ЭЦП 2.0;
Важно! Государственные площадки требуют наличия защищенной неквалифицированной подписи. Коммерческие структуры могут устанавливать требования на свое усмотрение.
Преимущества использования
Создание ЭЦП для частного предпринимателя или коммерческой компании способно значительно упростить ведение дел, снизить количество времени, затраченного на работу с корреспонденцией.
Применение ЭЦП может предоставить следующие преимущества и привилегии:
- значительно уменьшить количество рабочего времени, которое уходит на обмен и учет входящей и исходящей документации при подписании контракта или других процедурах;
- дает максимальный уровень достоверности корреспонденции в обороте;
- качественным образом снизить риски, которые связаны с финансовыми потерями. Случается это в связи с тем, что повышается конфиденциальность обмена информацией;
- имеется возможность для организации внутренней системы документооборота;
- предоставляется возможность снизить стоимость и усовершенствовать процесс отправки, получения, хранения и учета документов.
Область применения ЭЦП не требует долгого процесса создания документа, распечатывания его в бумажном виде, простановки подписи и печати, а также последующей отправки. Следует только создать документ, поставить ЭП и можно отправлять. Такой вид документа будет иметь аналогичные полномочия, которые бы имел заверенный подписью и печатью бумажный вариант.
Наибольшее преимущество документации в электронном виде, проявляется в виде невозможности ее подделки. Для этого следует провести огромное количество всевозможных вычислений, которые нереально выполнить на уровне современной математики и вычислительной техники. Для этого уйдет столь длительный срок, на протяжении которого подделываемый документ просто утратит свою ценность и актуальность.
Обратите внимание! Максимальный уровень защиты от подделок, достигается при помощи сертификации специального «Удостоверяющего центра открытого ключа подписи».
Виды
ЭЦП, ее оформление, а также сферы использования регулируются Федеральными законами Российской Федерации. Ими же установлены существующие виды, которые выпускаются на сегодняшний день. Для лучшего понимания, что позволяет выполнять каждый из видов подписей, требуется изучить все существующие. На сегодняшний день различают три:
- Простая ЭЦП. Она производится с применением паролей, специальных кодов или иных способов, которые предназначены для определения создателя документа. Однако, она отличается тем, что не имеет возможности проверки внесения изменений с того момента, когда документ был подписан;
- Вид с более усиленной защитой, которая именуется усиленной неквалифицированной подписью. Он производится с применением современных криптографических инструментов и имеет возможности для выявления как создателя документа, так и обнаружения вносимых изменений. Указанные подписи создаются с использованием сертификата от аккредитованного центра или без него, если все выполняется с соблюдением норм и правил закона;
- Вид с уровнем максимальной защиты, которая называется усиленной квалифицированной подписью. Относится к виду усиленных. Такая подпись должна изготавливаться и сопровождаться наличием сертификата от аккредитованного центра. Поставляется с применением одобренных и согласованных ФСБ (Федеральной службой безопасности), специальных технических средств.
Простая и неквалифицированная подписи способны заменить бумажный образец, подписанный предпринимателем с согласованием другими участниками сделки, или, когда это позволяется законодательно. Указанные типы могут подтверждать сообщения для органов государственной власти. Квалифицированный вид представляет собой равносильный бумажному подписанному и заверенному печатью.
Квалифицированная подпись приравнивается к бумажному аналогу официального документа во всех случаях, кроме тех, когда противоположное требование законодательно установлено. Они используются в области государственных услуг, для сотрудничества с организациями и компаниями. Идентичные требования в Российской Федерации предъявляются к подписям других стран. Например, если зарубежная ЭЦП является простой, то и в отечественных условиях она будет обладать аналогичным правом.
Обратите внимание! Простая ЭЦП, не может быть средством защиты документа от подделок, не имеет возможности отыскать искажение текста. Ее функционал направлен только на то, чтобы подтвердить сам факт установления подписи в электронном виде.
Для определения личности лица, которым был подписал документ, и выяснения информации о наличии изменений после официального оформления, применяется усиленная ЭЦП. Независимо от того, квалифицированная она или нет, она может подтверждать и выявлять внесение изменений.
Документы для получения
Индивидуальный предприниматель имеет возможность оформить электронную подпись любого выбранного вида, в зависимости от его деятельности. Наиболее защищенную и дорогую, квалифицированную ЭП, можно получить, предоставив следующий пакет документации:
- предоставить написанное в аккредитованный центр лично;
- с собой иметь паспорт (оригинал), свидетельство о получении Идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), а также предоставить заверенные копии;
- иметь с собой ОГРН ИП и СНИЛС;
Если вместо предпринимателя, документацию подает его сотрудник или другое лицо, то необходимо иметь при себе нотариальную доверенность. Предприниматель может самостоятельно оформить ее, если обладает печатью.
Где оформить
Оформление происходит в специализированных аккредитованных центрах, где можно получить электронную подпись для ИП. Там выпускаются подписи для различных видов деятельности с любой степенью защиты. Перечень таких центров можно посмотреть на сайте http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/.
Процесс получения
Первым делом необходимо написать заявление и предоставить запрашиваемые документы. Заявка рассматривается на протяжении определенного времени (зависит от центра). После этого можно явиться и получить сделанную ЭП. В зависимости от типа, потребуется оплатить стоимость услуг (от пяти до десяти тысяч рублей).
Электронная подпись позволит предпринимателю участвовать в государственных и коммерческих закупках, тендерах и аукционах. А также, передавать отчетность в налоговую и вести другую деятельность. Получить подпись выбранного вида можно в специальном центре.