Электронный документооборот — применение, принципы

Движение и перемещение документов в пределах организации — сложный механизм, который нельзя назвать оптимальным в нынешнее время. Пользоваться бумажными документами достаточно сложно, затратно и не совсем безопасно. Цифровой век предоставляет владельцам компаний построение единой системы ЭДО (электронный документооборот).

Пошаговое внедрение и применение системы ЭДО позволяет получить в рамках организации так называемое «безбумажное делопроизводство». В результате, получится значительная экономия средств и более удобный процесс перемещения документации как в пределах компании, а также за ее пределами.

Что это такое?

Понятие ЭДО — это целая система процессов, которые проходят полностью автоматически, и направлены на обработку электронных документов. Система направлена на практически полный отказ от использования бумаги в процессе деятельности организации.

Свое развитие ЭДО как документооборот начал с девяностых годов, когда началось активное внедрение персональных компьютеров в процесс работы. С того времени, сфера развивается по сегодняшний день. Официальное и обязательное внедрение получили некоторые частные и государственные компании, поскольку система давно доказала свою эффективность как для руководства, так и исполнителей.

Наиболее важной частью схемы электронного оборота документов является сам документ, который создается при помощи компьютерных систем и хранится в памяти, в виде файла.

Четко обозначенной расшифровки, что это такое ЭДО, не существует. Представляет собой систему, которая направлена на автоматизацию наиболее используемых процессов ведения документооборота. Включает в себя процессы обработки, создания, передачи и хранения документов. Также система включается в себя контроль за оборотом электронных бумаг. Внедрение направлено на развитие и повышение эффективности работы как личных качеств сотрудников, так и всей компании в целом.

На предприятии, использующем систему, достигаются такие важные цели, как:

• практически полное отсутствие бумажных документов;
• повышение уровня безопасности при обороте;
• минимизация рисков утери важных документов;
• внедрение информационной базы внутри предприятия;
• возможность реализации структурирования всей имеющейся базы;
• возможность мониторинга работы каждого исполнителя определенного документа, что повышает дисциплину;
• рост общей эффективности работы предприятия;
• повышенный контроль над процессом документооборота.

Виды

Видов ЭДО достаточно много. Практически для каждого вида деятельности создается собственная система, которая учитывает конкретную специфику. Зачастую, создается столько систем, сколько видов деятельности существует. На сегодняшний день основными видами являются такие:

• управленческий. Создается для упорядочивания оборота бумаг руководства и менеджмента;
• архивный. Выполняется для создания четкой деятельности архивной службы;
• создаются системы для кадровых служб, которые направлены на более эффективное распределение личных дел сотрудников;
• для повышения эффективности бухгалтерской службы;
• система для конфиденциальных и секретных документов;
• для повышения эффективности технологических служб;
• создание системы управления складского производства;
• система улучшения качества документооборота в производственном виде деятельности.

Что касается функционала и возможностям выполняемых решений, то системы делятся на несколько типов:

• делопроизводство. Применяются в компаниях с четко ориентированной системой управления по вертикали, независимо от специфики работы. Они помогают упорядочить работу с корреспонденцией, организовать качественное перемещение ее в компании, четко архивировать все данные. Такой тип можно назвать приемником стандартного бумажного ведения дел;
• архивы в цифровом виде. Внедрение таких типов систем направлено на обеспечение качественного и надежного хранения корреспонденции, удобный поиск и распределение прав доступа. Такие схемы вводятся в тех организациях, где есть четкая потребность в создании качественного учета и хранения. Также может применяться для переведения всех существующих данных в электронный вид, что повышает эффективность их использования. Важным плюсом является удобное хранение и отсутствие износа бумаг. Наиболее часто представляет собой встроенную функцию стандартной общей СЭД;
• системы Workflow. Указанные функции не направлены на автоматизацию определенных параметров. В этом случае, автоматизируется весь комплекс функций и сфер работы организации. Автоматизации подвергается весь процесс, что придает пользователю максимальное удобство. Не требуется думать, каким образом создать и зайти в новый документ, какие ограничения у него по срокам, куда его отправлять, как защитить. Все представленные вопросы указываются системно, согласно инструкции. Исключается ошибка в заполнении форм, несоблюдение временных ограничений. Руководство может отследить процесс производства корреспонденции, пропуск сроков и ошибки еще в процессе создания. Предоставляет анализ допущенных ошибок, их оценка и устранение. Подобные системы вводятся в те компании, у которых оборот документации имеет массовый характер. Однако, для полноценного внедрения, необходим достаточно длительный срок. Также система не позволяет вести архивную деятельность, потому что на хранении остается только текущая корреспонденция;
• системы ЕСМ. Предназначаются для любых действий с данными (управление, сбор, хранение и ограничения по доступу). Плюсом подобных систем является то, что они имеют возможность функционировать с структурированными данными или неструктурированными. Создание цифрового оборота документации является только одним из доступных параметров подобной системы. Основная деятельность направлена на деятельность с Интернет-данными, записями и файлами, Workflow и другими. Есть возможность управлять поручением задач и контролем за ними.

Эффективность и функционал

Каждое предприятие собственноручно может выбирать основной набор функций для ЭДО. Для этого учитывается специфика документооборота и общей деятельности. Основные параметры и функции, которые входят практически в каждую систему, следующие:

• выполнение цифровой версии бумаги;
• производство основной атрибутной карточки;
• создание текстового сообщения с применением готового шаблона и вставкой основных значений переменных данных из карточки;
• поиск готовых карточек;
• создание документации с использованием уже всех готовых шаблонов на официальном бланке компании;
• всевозможное сохранение с выбранным форматом;
• контроль и управление передвижением документации;
• регистрация всей корреспонденции в программе;
• отправка оповещений;
• полное оформление корреспонденции, включая подписи и печати;
• создание различных отчетов про перемещение и выполнение.

В компаниях, имеется две шкалы для оценивания перемещения электронных документов. Они имеют качественные и количественные показатели. Первые рассматриваются с точки зрения повышения эффективности организации, таких показателей, как улучшение производительности на тридцать процентов, в связи с установкой единого информационного пространства, облегчению работы в группе, мониторингу процессов создания документации. Также влияет повышения скорости согласования, уменьшение всевозможных рисков повреждения или утери корреспонденции.

Вторые показатели оцениваются и меняются со стороны финансовых и других расходов. Например, снижения количества времени, потраченного на создание и обработку, отправку, оформление движений с документами. Время снижается на уровне в 75 процентов. Также сокращается время на пересылку корреспонденции между отделами, их совместное использование и согласование. Достигается снижение расходов и благодаря отказу от обычной бумаги, ручек, карандашей и других офисных элементов.

Внедрение

Начать необходимо с изучения рынка продукта. Следует почитать отзывы, посоветоваться с предпринимателями, которые на практике внедрили СЭД. Провести детальное сравнение цен и предложений на рынке. Запросить предложения от ведущих разработчиков и ознакомиться с материалами. Большинство предоставляют на пробу ограниченную версию программ.

Для внедрения системы в определенные условия компании, необходимо выявить специфику необходимой СЭД, направленную конкретно под определенные нужды. Эту информацию следует довести до разработчиков, чтобы было четкое понимание, какой продукт они создают и какие тонкие требования следует соблюдать.

Для эффективного внедрения в процессе должны участвовать все стороны, как разработчики, так и руководство. Следует разработать проект системы и согласовать со всем руководящим составом. Также необходимо учитывать интересы всего персонала компании. Работать с продуктом придется рядовым сотрудникам, нужно учесть их отзывы и пожелания.

Проблемы в ходе внедрения

По отзывам пользователей, которые на практике внедряли СЭД, им приходилось сталкиваться с такими проблемами, как:

• относительно высокая консервативность персонала;
• невысокая грамотность в обращении с компьютерной техникой;
• недостаточность в четкости управления проектом внедрения;
• низкая техническая оснащенность компании;
• нехватка регламентных данных на основные процессы.

Необходимо четкое планирование процесса внедрения и предварительное обучение персонала. Желательно оказать поддержку сотрудникам в процессе перехода, поскольку им придется столкнуться с чем-то новым и непонятным.

Плюсы и минусы

Электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность рабочих процессов и снизить затраты. Также это позволит обезопасить передвижение документации и снизить риски, связанные с утерей или постепенным повреждением бумаг при длительном хранении. У руководителей есть возможность быстро найти, просмотреть и согласовать документ, а также выявить ошибку в работе сотрудника в момент создания.

К негативным сторонам можно отнести необходимость в хорошем техническом оснащении компании. Сильно портит имидж СЭД недостаточная защищенность и возможность несанкционированного изменения документа, не обладающего цифровой подписью. Также сказывается неготовность сотрудников и низкая компьютерная грамотность при переходе.

Применение электронного процесса оборота документов позволяет упростить работу и снизить количество расходов. Однако, необходимо обозначение четких целей для внедрения системы, а также тщательное и длительное участие в самом процессе.