Как участвовать в тендерах — правила

Участие в тендерах, госзакупках и электронных торгах — большое преимущество для предпринимателя, крупной компании или организаций различных форм собственности. Аукционы, тендеры и другие виды торгов проводятся зачастую в электронной форме. Практически все государственные закупки выставляются на ЭТП (электронных торговых площадках). Принимать участие и работать там могут все желающие юридические лица.

Инструкции, необходимые документы и другие образцы предоставляются там же. Участник может с ними ознакомиться и оставить заявку.

Что это такое и как участвовать

Тендер представляет собой вид торгов, в котором могут принимать участие одновременно несколько организаций. Заказчик выставляет лот и устанавливает условия выполнения услуг или покупки товаров. Заказчики в процессе тендера не могут узнать текущих условий и цен, которые предлагаются другими. Система организации не позволяет в процессе торгов изменить предложение на ходу. Условия и стоимость, указанные в предложении видны только заказчику и членам комиссии. Поставщик узнает решение только после завершения процесса, тогда же и будут указаны условия конкурентов.

Среди предпринимателей бытует мнение, что победить в тендере сейчас невозможно, выигрывают в них только близкие лица или компании-гиганты. Однако, это не совсем так. На сегодняшний день все государственные закупки строго регулируются действующими законами и нормами. Победу одержать может любое лицо, которое предоставляет наиболее выгодные цены и условия.

Как участвовать в тендерах начинающим или опытным пользователям, может подсказать официальное законодательство. А конкретнее — Федеральные законы под номерами 44 и 223. Для участия и получения гос. контракта необходимо выполнить такой алгоритм действий:

• следует четко знать законодательство и все процедуры, которые относятся к закупкам;
• следует соответствовать установленным заказчиком требованиям;
• продукт, поставляемый поставщиком, должен проходить по требованиям организатора;
• требуется наличие всей установленной документации, которая указана в проведении тендера;
• наличие финансового обеспечения.

Следует рассмотреть все указанные пункты для участия с указанием советов для начинающих.

Законодательство

Для начинающих участие в торгах на электронных площадках с нуля должно начинаться с изучения законодательных норм досконально. При помощи Федерального закона, какой помогает с пошаговой подготовкой и правильным применением всех знаний на практике, можно качественно изучить перечень необходимых документов и грамотный процесс подачи заявки. Это значительно упростит задачу и снизит количество времени на подготовку.

Законами регулируется весь процесс проведения торгов:

• объявление о начале приема тендерной документации;
• указываются все сроки и условия для подачи заявок;
• размер финансового обеспечения договоров и заявок;
• условия изменения условий или отказ от проведения;
• каким образом заказчиком проводятся разъяснения по документам;
• каким образом вскрываются конверты;
• как определяется победитель;
• как можно обжаловать процедуру;
• как заключаются договоры.

Подходящие требования

Наиболее часто подобные требования отличаются общим и одинаковым характером для всех торгов. Это может быть отсутствие задолженностей и возбужденных дел. Могут устанавливаться конкретные требования к заказчикам, такие как необходимость иметь опыт выполнения похожих условий контракта. В отрытых конкурсах могут участвовать все желающие лица. Закрытые конкурсы наиболее часто связаны с оборонным комплексом или государственными секретами, поэтому заказчик самостоятельно отбирает участников. В простых коммерческих торгах, требования могут устанавливаться заказчиками на свое усмотрение.

Подходящий продукт

Требуется, чтобы предлагаемый поставщиком продукт соответствовал всем пожеланиям заказчика. Если никаких пожеланий не указано, то можно запросить разъяснения. При несоответствии продукта по требованиям заказчика, в заявке может быть отказано.

Предоставление документации

В Федеральных законах прописаны все основные документы, которые должны запрашиваться для заявки. Однако, на усмотрение заказчика, перечень может быть увеличен. Очень важно, чтобы все запрашиваемые бумаги были качественно оформлены и имели требуемые заверения. Иначе пакет будет возвращен для исправления или заявку отклонят.

Обеспечение

Достаточно важное требование, которое сопровождает сейчас почти все тендеры. Государственными нормами указывается, что размер обеспечения заявки может составлять до пяти процентов от общей стоимости. Обеспечение исполнения условий договора может достигать тридцати процентов.

Кто может принять участие

Требования к участникам устанавливаются законодательно. Принять участие имеют возможность как местные компании, так и иностранные. Абсолютно для всех участников устанавливается необходимость предоставления полного пакета документов, на родном языке и на языке того государства, представители которого также участвуют в торгах.

Другие требования могут отличаться в зависимости от характера тендера и содержать в себе:

• поставщики не должны иметь задолженностей по налоговым выплатам;
• индивидуальный предприниматель или руководство компании не должно иметь судимостей, относящихся к сфере экономики. Кроме снятых судимостей;
• необходимость в наличии права на выполнение интеллектуальной деятельности;
• не должно быть конфликтов интересов между участником и заказчиком. Они не имеют права быть родственниками;
• оффшорные компании не допускаются к подаче заявок;
• об одной из компаний не должно быть записей в реестре недобросовестных компаний;
• организация не должна иметь приостановленной деятельности;
• ликвидированные компании и банкроты не допускаются к участию;

Например, отправив письмо, в котором будут содержаться отчеты компании по убыткам и прибылям, можно доказать отсутствие задолженностей и корректное ведение деятельности.

Некоторые виды конкурсов могут включать дополнительные требования о необходимости наличия опыта работы, который бы соответствовал указанной в документации, могут запросить наличие хорошей репутации и возможности, связанный с финансовой стороной. Могут потребовать перечень выполненных объектов или поставленной продукции.

Принять участие в тендерах, могут те желающие, кто проходит по перечисленным запросам и может их официально подтвердить.

Получение цифровой электронной подписи

Получить указанную подпись можно в специальных аккредитованных для этого центрах. Найти перечень таких можно в глобальной сети, набрав соответствующий поисковый запрос.

Для того, чтобы получить официальный сертификат с наличием электронной подписи, предпринимателям необходимо выполнить:

• лично обратиться в указанный центр;
• иметь при себе удостоверяющий личность документ (гражданский паспорт);
• понадобится СНИЛС (страховое свидетельство пенсионного государственного страхования);
• учредительная документация;
• документ, который подтверждает нахождение на учете в налоговых органах (свидетельство заявителя на получение);
• выписка из Единого государственного реестра, в которой подтверждено внесение данных о юридическом лице.

Далее последует процесс обработки бумаг, который займет немного времени. Необходимые ключи и сертификат будет записан на официальный электронный носитель, то есть карту или флеш-накопитель. Необходимая сумма, которую придется внести, зависит от центра оказания услуг.

Документы для участия

Для подачи заявки на участие в тендере или других электронных торгах требуется подготовить специальный пакет документов. Для всех тендеров есть обязательный пакет, согласованный законодательно. Некоторые заказчики могут потребовать дополнительные бумаги. Основной перечень такой:

• заверенная директором официальная заявка на участие;
• документация предприятия, указывающая название, адрес, ИНН, государственную регистрацию;
• выписки из ЕГРИП и ЕГРЮЛ, или копии, заверенные нотариусом;
• учредительные документы (копии);
• справка, указывающая отсутствие задолженностей по налогам;
• опись всех прилагаемых бумаг;
• подтверждение полномочий лица, которое выполняет действия для участия в тендере;
• приказ о назначении главного бухгалтера (копия);
• декларация о принадлежности к субъектам малой предпринимательской деятельности;
• подтверждение того, что участник соответствует всем требованиям для участников;
• банковская гарантия или денежное обеспечение;

Возможен запрос подтверждения об отсутствии запретов и ограничений, а также некоторые другие бумаги, по требованию заказчика. Они будут указаны в тендерной документации и зависят от типа самих торгов.

Заявка

Для качественного оформления всех формальностей при подаче заявки следует выполнить:

• на торговой площадке должна быть предоставлена специализированная форма для заполнения;
• подать сканированные бумаги, которые написаны в условиях заказчиком;
• отсканированные бумаги в электронном виде загрузить в форму портала и заполнить все части заявки;
• подтвердить подачу всех бумаг электронной подписью того лица, которое официально имеет право представлять интересы организации.

Гарантия

Получение банковской гарантии заключается в том, что необходимо обратиться в банк или специализированное учреждение, которое аккредитовано для выполнения такой деятельности. С собой необходимо иметь все стандартные уставные документы и тендерные бумаги. Банковская гарантия является обеспечением того, что поставщик оплатит необходимую сумму, в случае отказа от участи в тендере или подписания договора. Также выплата предусматривается, если поставщик не выполнит требования контракта.

Банк рассматривает заявку на гарантию некоторое время и в случае положительного ответа, выдаст гарантию.

Участие

Процесс состоит в том, что заказчик рассматривает поданные заявки, сравнивает условия, стоимость. Этот процесс длится на протяжении периода, который предварительно определяется заказчиком. По прошествии рассмотрения, результаты будут объявлены на площадке, где будет указан победитель торгов.

Контракт, в случае победы

Если участнику удалось одержать победу в тендере, то следует внести необходимое обеспечение самого контракта. Заказчик обязан выслать форму в течении пяти дней после размещения на сайте протокола с указанием победителя. На протяжении этого времени рекомендуется проверять ЕИС и электронную почту. При получении формы, следует ее оформить и подписать. На это отведено также пять дней. Далее следует оправить подписанный образец заказчику.

Ошибки участников

Как начать новичку участвовать в тендерах и не допустить ошибок, необходимо знать основные правила:

• цену нужно указывать с НДС или писать, что она указана без включения налога;
• последовательность подачи документов не соблюдена;
• отсутствие технического описания продукции;
• предоставление поддельных гарантий.

Участие в тендере является достаточно сложным и ответственным процессом, к которому следует подходить основательно. Нужно качественно выбрать и отправить всю требуемую документацию и соблюсти требования заказчика.