Время — основной трудовой ресурс, которого постоянно не хватает в деятельности как любого сотрудника, так и целой компании. Эффективным распределением времени может похвастаться не каждый. Связано это с тем, что представленный ресурс невозможно возобновить. Поэтому, позволять сотрудникам впустую расходовать рабочее время — будет значить, что персонал не сможет справляться с поставленными задачами и не будет успевать выполнить их в установленный период. Хороший способ правильно применять рабочее время — это тайм менеджмент. Представляет собой особое искусство правильно распределять собственное время не только в работе, но и в личных делах.
Что это такое?
Представленное определение, которое в оригинальном языке звучит как time management, можно прямо перевести на русский в виде простой фразы — «планирование времени».
- Неэффективное использование рабочего времени
Становление термина не подразумевает в себе необходимость обладать особыми врожденными способностями. Изучение и соблюдение менеджмента времени позволит человеку достичь больших результатов в выполнении текущих дел и научиться использовать распорядок.
Обратите внимание! Эффективное управление временем не является научной дисциплиной. Это всего лишь способ саморазвития и правильного распоряжения собственным временем.
Простыми словами, тайм менеджмент является способом работать меньшее количество времени, чтобы успеть решить большее количество задач.
История
Впервые задумывать о качественном расходовании времени начали еще в античные времена, когда начали появляться первые труды на эту тематику. Более точно и плотно изучать учения о временном менеджменте начал ученый по имени Альберти, который проживал в Италии. Им было указана взаимосвязь качественного использования времени и личного успеха. До сих пор правила и советы, созданные этим ученым, применяются на бизнес-тренингах по тайм-менеджменту. Они гласят об:
- составлении и выполнении планов задач на день;
- ранжирование дел и задач по значимости в порядке уменьшения.
Важно! Указанные два правила до сих пор составляют основу современного искусства распределения времени.
- История
Кому это необходимо
Популярность к тайм-менеджменту пришла только относительно недавно. Качественно и эффективно распределять собственное время может понадобиться как персоналу компаний, от рядовых сотрудников до руководства, так и предпринимателям, писателям, и другим людям, которые работают в любой сфере. Это поможет достичь больших результатов в карьере и получить увеличенное количество свободного времени.
Просмотрев личную деловую и другую активность за определенный период, можно выявить, что огромное количество времени, человек расходует на бессмысленные дела. Из этого уже вычтены периоды на отдых, питание и другие нужные дела. Эффективно распоряжаясь собственным временем, можно получить увеличенные периоды на личные дела и больше жизненного пространства. Поэтому, изучить основные понятия тайм-менеджмента будет полезно каждому.
Задачи
Основная цель представленного искусства указывает на управление временем и получение наилучшего результата в процессе деятельности. В соответствии с установленной задачей, есть возможность решения таких вопросов и достижения целей:
- поставить цели;
- составить список шагов и дел по каждой цели;
- качественно распределить обязанности и уровни ответственности между несколькими людьми, например, подчиненными или коллегами;
- построить график выполнения заданий и целей на определенный период времени;
- повысить производительность труда, его результативность и эффективность;
- создать модель максимально рационального поведения с применением временного ресурса;
- отыскать скрытые резервы времени, которые можно более качественно применить.
- Планирование задач для женщин
Обратите внимание! Представленные в перечне задачи являются глобальными. Для достижения каждой, необходимо выполнить множество более мелких задач.
Устанавливать перечни подзадач каждый отдельный человек может самостоятельно. Все зависит от сферы деятельности.
Виды
На сегодняшний день разработано большое количество всевозможных подходов к расходованию и управлению временем. Среди них существует три основных вида:
- социальный. Действует для группы из нескольких человек. Такой тайм-менеджмент согласовывает отношения и управление временем в коллективе или группе;
- профессиональный. Направлен на более качественное выполнение собственных рабочих задач, правильную организацию периодичности и обязанностей в подразделении и прочее;
- персональный. Направлен на правильную организацию собственного дневного распорядка и личностное развитие отдельно взятого человека.
- Основные виды
Плюсы и минусы использования
Организация времени имеет множество плюсов, которые вытекают из его эффективного использования. Это позволяет выполнить большее количество дел за меньший временной промежуток.
Однако, такая система, кроме того, что улучшает результаты, имеет еще и негативные моменты, к которым относятся:
- раздражительность и нервозность, которые могут случить в связи со сбоями в расписанном графике. Это снижает состояние здоровье и сильно влияет на психику.
- некоторые непредвиденные ситуации могут вмешаться в график, однако человек продолжает ему следовать и заниматься задачами, отчего получается новый оперативный поиск свободного времени;
- возникающий принцип «дня сурка», когда человеку кажется, что он проживает один и тот же день постоянно. На каждый день у него есть расписанный график, которому он следует. Это смешивает ощущения и делает каждый новый день похожим на предыдущий;
- появление нового свободного промежутка заставляет человека занять его новыми задачами и делами. Это сопровождается перегрузкой от работы, растет уровень усталости, что может перерасти в хронические проблемы и снизить состояние психики.
Основные принципы
Система управления временем состоит из нескольких принципов:
- управление собственным временем. Личные дела должны всегда быть распланированы. Это могут быть отдельные списки на установленный период, как долгосрочный, так и краткосрочный. Все их рекомендуется отображать наглядно, в письменном или электронном виде. Более крупные задачи и дела можно разбивать на более мелкие. Все последовательности шагов требуется продумывать заранее и резервировать запасы на чрезвычайные случаи;
- расставлять цели правильно. Достаточно важное правило, при помощи которого достигается так называемое целеполагание. Дела следует устанавливать достаточно крупными и делить их потом на более мелкие. Всегда должна иметься четкая картина достижения поставленных целей;
- расстановка приоритетов. Все задачи должны устанавливаться в порядке важности. Начать рекомендуется с максимально важных, а потом последовательно переходить к более простым. Однако, следует четко идти к основному направлению, поскольку все крупные дела состоят из мелких задач. Важно учитывать собственную производительность в течение дня.
- Важнейшие правила
Специальные техники
Существует большое количество специальных техник, которые призваны помочь в распределении собственных жизненных обязанностей.
Колесо жизни
Смысл техники состоит в том, что жизненные цели на выбранный лично срок (месяц, год), следует отметить на специальной диаграмме. Она состоит из восьми секторов, каждая из которых обозначает определенную жизненную сферу.
- Диаграмма
Принцип Парето
Основан на разработанной итальянским ученым схеме, которая звучит как: «Около восьмидесяти процентов результатов приносят только двадцать процентов усилий». ТО есть следует отыскать около 20 процентов наиболее эффективных действий и заниматься ими, чтобы получить максимум. Таким образом, можно избавиться от ненужных дел.
Переключение
Смысл принципа, что при смене задач, теряется около пятнадцати минут только на то, чтобы сосредоточиться на выполнении нового дела. Если человек постоянно переключается от одной задачи к другой, не доводя их до завершения, то очень много времени он теряет на переключениях. Однако, ему может казаться, что он напряженно работает.
Мифы
Распространено множество мифов о тайм-менеджменте. Наиболее известный: использовать принцип нужно только тем, кто постоянно опаздывает. Также существует миф о скучности планирования времени и отсутствии смысла его распределять, потому что опаздывать или не успевать выполнять дела, это часть человеческой личности. Все эти мифы давно развеяны как психологами, так и ведущими специалистами.
Тайм-менеджмент представляет собой не очередное «модное» веяние, а является достаточно действенным принципом, который рекомендуется соблюдать каждому. Существует несколько видов, техник и специальных принципов, которые помогут развить умения эффективно распоряжаться делами и временем.