Для частных предпринимателей и других юридических лиц, деятельность которых может быть связана с участием в различных мероприятиях и процедурах в глобальной сети — требуется наличие специальной цифровой подписи. Представляет собой вид электронного ключа, который используется для программной проверки идентичности пользователя. Представляет собой определенный файл, который записан на цифровой носитель.
Это может быть флеш-накопитель или другое устройство для хранения информации.
Идея возникновения
Электронная цифровая подпись возникла вследствие качественного скачка в развитии технологий и глобальной сети Интернет. Идея впервые возникла еще в семидесятых годах, однако широкое распространение получила только с повальным развитием соединения. Документооборот в сети в то время использовался достаточно часто. Однако, необходимо было должное обеспечение подтверждения оригинальности и официальности образца. Сделать это можно было только программным способом, поскольку стандартные печать и подпись было невозможно перенести в компьютер.
Раньше, достаточно важную документацию отправляли курьером или официальной почтой. При отправлении на дальние расстояния, процесс мог длиться очень долго. Официально заверенный и подтвержденный электронный документ можно переслать на почту за считанные секунды.
Создание ЭЦП в нынешнем виде произошло сравнительно недавно. В Российской Федерации, документ, регулирующий их, назывался — ГОСТ Р 34.10-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации». Сейчас это Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Обратите внимание! Электронная подпись создается в процессе криптографического преобразования данных с применением закрытого ключа ЭЦП и создается для того, чтобы идентифицировать владельца, определить то, что нет искажения данных в электронном документе.
Зачем используется
Что такое ЭЦП, на сегодняшний день понимают далеко не все. Большая часть ИП (индивидуальных предпринимателей), по этой причине упускают возможность для участия в электронных торгах. Оформить и заказать выпуск такой подписи достаточно легко. В итоге заказчик получает сам ключ на носителе, инструкцию и сертификат, подтверждающий подлинность.
Это позволит предпринимателю удостоверить и зафиксировать содержание документа в электронном виде. Кроме этого, позволит совершать некоторые действия в качестве подтверждения подлинности участника. То есть, функция ЭЦП — это подтверждение того же действия, которое производится на бумаге обыкновенной ручкой.
Создать ЭЦП значит получить простой способ оформления цифровых документов, а значит и переход на совершенно новый уровень бизнеса.
Важно! В качестве документа может считаться как любой PDF-файл с картинкой, так и видео- или звуковой файл, и даже программа.
Если предпринимателем распространена привычка, когда вся документация должна делаться в электронном виде и передаваться таким же образом налоговым организациям, другим коммерческим предприятиям или компаниям, то получить ЭЦП будет особенно полезным шагом. Можно будет просто и быстро удостоверить передаваемые документы независимо от расстояния.
Основные функции ЭЦП такие:
- обеспечение и анализ целостности документации;
- подтверждение целостности документации;
- проверка подлинности лица, которое может создать и отправить файл.
Создается как для физических, так и юридических лиц. Является официальным документом и придает ему такую же юридическую силу, как и аналогичная бумага, подписанная и имеющая печать лица или предприятия.
Юридическая сила
Все действия, которые выполняются при помощи ЭЦП, регламентируются Федеральными законами. Например, что такое электронная цифровая подпись, говорится в Федеральном законе номер 63 от 6 апреля 2011 года. Называется он «Об электронной подписи». Второй закон, ФЗ номер 44, предназначен для регламентирования использования этого документа при различных операциях и процедурах, связанных с электронными торгами, госзакупками, тендерами и прочими операциями.
Этими законами согласованы правила, которые гласят, что ЭЦП является аналогом документа, заверенного подписью и печатью. Они могут применяться во всех правовых отношениях на территории Российской Федерации.
Важно! В качестве исключения, описаны те моменты, когда законодательно недопустимо предъявлять цифровую документацию взамен бумажной.
Все ЭЦА, которые оформлены при помощи простой цифровой печати, признаны равнозначной заменой аналогам на бумаге, которые подписаны и скреплены печатями. Это касается тех случаев, когда такая возможность согласована сторонами при помощи договора или есть законодательное разрешение на такое действие. В любом документе, который оформлен таким образом, обязаны быть указаны:
- правильная проверка электронной подписи и порядок действий;
- обязанность человека, который создает или применяет ключ простой ЭП, строго соблюдать его конфиденциальность;
- правило установления лица, которое подписывает документ, согласно его личной подписи.
Сила документации, которая подписана при помощи ЭЦП регламентируется законом. Однако, документы, которые подписываются усиленной неквалифицированной подписью, должны обладать дополнительным соглашением, которое бы подтверждало их силу и равнозначность оформленным на бумаге.
Виды
ЭЦП, что это с точки зрения законодательства достаточно понятно. Однако, чтобы понимать, что позволяет делать каждая из подписей, следует определить все существующие виды. На сегодняшний день их три:
- первая, является наименее сложной и называется простой. Она выполняется с использованием паролей, кодов или иных способов, которые предназначены для определения создателя документа. Однако, они не имеют возможности проверки внесения изменений с того момента, когда он был подписан;
- вторая, представляет собой более защищенный вариант и называется усиленной неквалифицированной подписью. Она выполняется с использованием криптографических инструментов и предназначена для выявления как создателя документа, так и идентификации на вносимые изменения. Подобные подписи создаются с применением сертификата от аккредитованного центра или без него, если все выполняется с соблюдением норм и правил закона;
- третья, наиболее защищенной и именуется усиленной квалифицированной подписью. Представляет собой вид усиленных, но должна сопровождаться наличием сертификата от аккредитованного центра и выполняться с использованием подтвержденных Федеральной службой безопасности технических средств.
Первые и вторые варианты имеют возможность заменить бумажный экземпляр, подписанный лицом, когда это согласовано участниками или позволяется законодательно. Такие виды могут подтверждать сообщения для органов государственной власти. Третий вариант представляет собой равносильный бумажному подписанному и скрепленному печатью.
Квалифицированная ЭЦП является аналогом официального документа всегда, кроме тех случаев, когда законодательно установлено требование предоставлять оформленный бумажный документ. Применяются в сфере государственных услуг, для взаимодействия с органами власти. Такие же требования в отечественных условиях предъявляются к подписям других стран. Например, если зарубежная ЭЦП является квалифицированной, то и в России она будет обладать таким же правом.
Простая ЭЦП, не может являться средством защиты документа от подделок, не способна отыскать искажение содержимого. Она направлена только на то, чтобы подтвердить сам факт установления подписи в электронном виде.
Для выяснения человека, который подписал документ, и получения данных о наличии изменений после официального оформления, предназначена усиленная ЭЦП. Независимо от того, квалифицированная она или нет, она может подтверждать и выявлять внесения изменений.
В связи с тем, что простая ЭЦП для работы требует применения паролей, кодов или прочих возможностей, то можно определить, что можно считать ЭЦП, а что нельзя. В случае с письмом в электронном виде, имя отправителя не является подписью. Данными, которые указывают на отправителя, который написал и отправил документ, являются IP-адрес устройства, с которого произошла отправка и идентификатор сообщения.
Вместе, представленные данные говорят о том, что текст был создан в результате доступа к электронному почтовому ящику, который произошел с вводом пароля пользователя. Сами электронные адреса можно считать подписями только тогда, когда оператор системы способен обеспечить их достоверность, потому что почтовый протокол имеет возможность указать любое имя и адрес.
Преимущества
Оформление электронной подписи для предпринимателя или компании может значительно упростить ведение дел. Связано это с тем, что использование ЭЦП может дать следующие преимущества:
- снизить количество времени, которое уходит на обмен и учет входящей и исходящей документации при подписании контракта или других процедурах;
- предоставлять максимальную достоверность документов в обороте;
- максимально снизить риски, связанные с финансовыми потерями. Происходит это в связи с тем, что увеличивается конфиденциальность обмена данными;
- создает возможность для создания внутренней системы документооборота;
- дает возможность снизить стоимость и усовершенствовать процесс отправки, получения, хранения и учета документов.
Огромным преимуществом документации в электронном виде, является невозможность их подделки. Для этого необходимо большое количество вычислений, которые нереально совершить на уровне современной математики и вычислительной техники. Для этого уйдет столь длительный период, в течение которого подделываемый документ наверняка утратит свою актуальность. Максимальный уровень защиты от подделок, достигается при помощи сертификации специального «Удостоверяющего центра открытого ключа подписи».
Использование электронной подписи не требует долгого процесса создания документа, распечатывания его в бумажном варианте, подписи и печати и отправки. Необходимо только создать документ, поставить ЭП и можно отправлять. ОН будет иметь те же полномочия, которые бы имел заверенный подписью и печатью бумажный.
Что нужно для получения
Простой и квалифицированный сертификат ЭП можно получить в аккредитованном для этого специальном центре. Для этого требуется следующее:
- явиться лично;
- иметь при себе паспорт;
- СНИЛС.
Обратите внимание! Этого достаточно для получения простого сертификата на юридическое или физическое лицо.
Для получения квалифицированного вида подписи необходимы:
- уставные документы;
- подтверждающая внесение в Единый реестр юридических лиц, записи;
- подтверждающее постановку в налоговом органе на учет, справку или свидетельство.
Как хранить
Большинством пользователей рекомендуется хранить ключ в специальном хранилище (Токен). Ключ записывается на специальное устройство (смарт-карта), доступ к которому будет защищен паролем. Троекратный неправильный ввод блокирует доступ. Даже потеряв мобильное рабочее место, пользователь получит уверенность, что, если сохранится «токен», злоумышленник не получит доступ к ключу.
Электронная подпись позволяет наладить документооборот без применения бумажных версий. Ее можно получить в аккредитованном центре и использовать в качестве аналога официально заверенным печатью и личной подписью.