Как подписать документ электронной подписью

Прогресс не стоит на месте. Людям больше не нужно распечатывать отчеты, подписывать каждую страницу и отвозить в контролирующие органы. Да и подать заявление в любое государственное ведомство стало намного проще. При наличии ЭЦП можно завизировать документ любого формата, причем сделать это довольно легко.

Документы, подлежащие подписанию ЭП

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи», существует ряд документов, подлежащих визированию ЭЦП, прописан алгоритм того, как подписывать документы электронной подписью. К примеру, заявки на участие в тендере государственных закупок подаются подписанными цифровой подписью. Контракты, заключаемые после проведенных торгов, вступают в силу только после подписания их ЭЦП.

Как подписать документ электронной подписью
Госуслуги

Где еще может возникнуть необходимость в цифровой подписи:

  • Отчетность предприятий, предназначенная для сдачи в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Это существенно упрощает процесс подачи отчетов. Можно подписать и отправить их онлайн или по электронной почте. Многие сервисы перед отправкой предлагают проверить отчеты на наличие возможных ошибок.
  • Электронный документооборот (ЭДО). Позволяет подписать любую официальную бумагу. Сервис можно применять внутри фирмы, между ее подразделениями, или совершать обмен со сторонними компаниями.
  • Государственные услуги. С помощью сервиса удобно подавать официальные заявления во многие ведомства, например, зарегистрировать сделку с недвижимостью в Росреестре или зарегистрировать кабинет налогоплательщика на сайте ФНС и пользоваться всеми доступными сервисами.
  • Арбитражный суд. Можно подать заявление и отправить в качестве доказательств счет-фактуры, договора, сметы, подписанные ЭЦП.

Согласно Административно-процессуальному кодексу РФ документы, подписанные ЭЦП, имеют юридическую силу, равнозначную бумажным, так как она заменяет печать организации и подпись уполномоченного лица.

Виды

ЭЦП содержит не только данные о своем владельце, но и подтверждает подлинность документа после подписания. Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 утверждены виды подписей и способы их получения.

Как подписать документ электронной подписью
КЭП

Всего их три:

  1. Простая (ПЭП) — наиболее распространена в корпоративных сервисах ЭДО. Применяется для визирования спецификаций и писем. Подтверждается специальными кодами и паролями. Но ее нельзя использовать при подписании документов и в системе, содержащей государственную тайну. По юридической силе приравнивается к собственноручной. При первом применении требует подтверждения.
  2. Усиленная неквалифицированная (НЭП) — позволяет установить личность, подписавшего документ и отследить изменения после визирования. Создается при помощи криптографической обработки информации с применением закрытого ключа. Используется для ЭДО с внешними организациями, но требует заключения дополнительного соглашения между сторонами, в котором оговаривается, что доступ к сведениям о сертификатах может разрешаться только уполномоченным лицам.
  3. Усиленная квалифицированная (КЭП) — обладает такими же возможностями, что неквалифицированная, но с усиленной защитой. Для ее создания и проверки используется крипто защита, сертифицированная ФСБ РФ. Получить КЭП можно в аккредитованном Минкомсвязи РФ удостоверяющем центре. Подпись нужна для отчетности перед контролирующими органами, работы с государственными информационными системами, участия в госзакупках. Для визирования документов сторонам не требуется заключать дополнительное соглашение. Ее юридическая сила признается согласно федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Подписание ЭД

Как подписать документ ЭЦП, если он находится за пределами информационных систем, в которые уже встроены специальные механизмы? Для этого необходимо предпринять следующие шаги:

  • сделать редактирование окончательного варианта документа. После визирования в него нельзя будет внести изменения;
  • проверить наличие действующей квалифицированной электронной подписи;
  • воспользоваться средствами электронной подписи, предоставленными Удостоверяющим центром при получении сертификата;
  • использовать специальную программу для создания ЭЦП, требующую установки на компьютер. Можно выбрать между веб-сервисами, плагинами или отдельными программами.

Подпись с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Подписать файл ЭЦП с помощью программы Криптопро совсем не сложно. Можно использовать КриптоПРО CSP. Она позволяет работать с файлами MS Word и PDF. Кроме установленной программы понадобятся сертификат, выданный Удостоверяющим центром, и сертификат владельца подписи.

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

Чаще всего в работе используются файлы *.doc. Это текстовый документ поэтому договора, заявления, иски составляются именно в этом формате.

Как подписать документ электронной подписью
Подписать документ MS Word

Как подписать ЭЦП Word:

  1. Открыть документ, зайти в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КриптоПРО)».
  2. Выбрать нужную ЭЦП, если требуется, то написать комментарий и нажать «Подписать».
  3. Система проверяет операцию на ошибки, если все в порядке, то появится окно, которое сообщит, что все прошло успешно.

К сведению! Этим же способом можно завизировать документ в формате Excel.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

На компьютерах пользователей установлены разные версии Dорда, а у некоторых такая программа вообще может отсутствовать. В связи с этим, встречаются проблемы с открытием документа. Поэтому в работе с деловыми бумагами используют формат GLA. Как подписать файл pdf с помощью ЭЦП Криптопро? Для этого понадобится специальное приложение КриптоПРО PDF, под которое устанавливается СКЗИ КриптоПро CSP.

Как подписать документ электронной подписью
Подписать документ PDF

Какие действия предпринять, чтобы подписать pdf эцп:

  1. Открыть нужный файл, нажать на панели кнопку «Инструменты» и выбрать ярлык «Сертификаты».
  2. Далее нажать на кнопку «Поставить цифровую подпись» и в поле файла указать место, где она будет находиться.
  3. В открывшемся окне выбрать цифровое удостоверение для подписи и нажать кнопку «Продолжить»
  4. Откроется окно с предварительным просмотром. Проверить, все ли в порядке, после этого нажать «Подписать».
  5. Последним появится окно с оповещением об успешном визировании.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

КриптоАРМ является отдельной программой, которую необходимо установить на компьютер. Она предназначена для шифрования данных и проверки электронных подписей с помощью сертификатов открытых ключей. С ее помощью могут подписываться документы любого формата, такие как *.png, *.jpeg, *.ppt, архив, видео, базы данных и прочие. Программа имеет три версии:

  • Старт. Бесплатная базовая версия, не требующая ввода электронного лицензионного идентификатора. Дает возможность использования ЭЦП с помощью криптопровайдеров стандартного типа, механизмов, встроенных в операционную систему Windows. При наличии установленной программы СКЗИ КриптоПро CSP пользователь сможет только проверять ЭЦП на электронном документе, создавать электронные подписи на этой версии нельзя.
  • Стандарт. Платная версия, которая дает возможность шифрования файлов произвольной формы, проверяет подлинность ЭЦП и имеет поддержку криптопровайдеров.
  • Стандарт-PRO. Тоже платная версия. Имеет все возможности Стандарта, кроме этого содержит модули TSP и OCSP, а также модуль Усовершенствованной подписи.

Подпись графического файла

Подписать любой графический файл можно с помощью программы КриптоАРМ. Какие шаги для этого необходимо предпринять:

  1. Запустить программу. На панели инструментов выбрать пункт «Подписать».
  2. Появится окно с инструкцией. Изучить ее и нажать кнопку «Далее».
  3. В открывшемся окне «Выбор файла» сделать выбор и перейти к следующему окну.
  4. Откроется окно с документами. Выбрать тот, который необходимо подписать, и нажать «Далее».
  5. В окне «Выходной формат» можно оставить настройки по умолчанию или установить свои и перейти дальше.
  6. В «Параметрах подписи» можно добавить комментарии, выбрать способ отправки файла подписи и по желанию настроить дополнительные параметры. Когда все необходимые настройки будут произведены, перейти к следующему окну.
  7. В «Выборе сертификата подписи» следует выбрать нужный. Для этого нажать кнопку «Выбрать», указать нужный файл и перейти дальше.
  8. Откроется итоговое окно с описанием сохраненных данных для создания электронной подписи. Если в дальнейшем документы планируется подписывать в этом же порядке, то можно сохранить все настройки и нажать кнопку «Готово».
  9. Система автоматически проверит наличие ошибок и оповестит о том, что визирование прошло успешно.

Дополнительная информация! Программа позволяет выбирать сразу несколько отдельных файлов или целую папку с документами.

Подать заявления и отчеты в государственные ведомства и контролирующие органы, упростить и настроить корпоративный документооборот можно разными способами. В современном мире подписать документ электронной подписью стало так просто, что многие уже не представляют своей жизни без ЭЦП.

Adblock
detector