Хозяйственная деятельность субъектов не обходится без документации строгой отчетности. К таковой относятся и накладные. В них присутствуют основные материалы о передаваемой контрагенту продукции и об участниках сделки. В деловой практике применяется несколько типов накладных в зависимости от цели использования документа.
Что такое накладная
Накладной называется документ, подтверждающий выдачу и прием товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одним хозяйствующим субъектом другому. Без данного бланка контрагентам (ИП, юрлицам) не удастся завершить сделку. Покупатель не сумеет поставить продукцию на приход, а продавец списать ее со склада.
В документе должны присутствовать следующие данные:
- наименование хозяйствующего субъекта, сформировавшего бланк строгой отчетности;
- дата;
- ФИО, должности и подписи работников, занимающихся передачей и приемкой товаров;
- перечень продукции;
- измерительные единицы;
- количественные характеристики;
- стоимость единицы ТМЦ;
- общая цена и прочая информация.
В практике делового документооборота контрагент может выставить следующие виды накладных:
- бумажные;
- электронные.
Согласно с п. 1 ст. 6 ФЗ РФ № 63 от 06.04.2011 года документы на электронном и бумажном носителе равнозначны при наличии подписей ответственных лиц. Для накладных в электронном виде используются электронные подписи.
Документация на бумажном носителе выписывается в 2 экземплярах. Один из них передается покупателю, другой хранится в бухгалтерии. Документ заверяется подписями обоих участников сделки. Если обнаружилась ошибка, то ее можно исправить. Корректировки должны быть дополнительно заверены подписями продавца и покупателя.
Накладная онлайн формируется в одном экземпляре и состоит из 2-х файлов. Продавец вносит сведения в 1 из них, покупатель заполняет 2-ой. Каждый файл заверяется электронными подписями контрагентов.
Обратите внимание! У участников сделки отсутствует возможность внесения корректировок в онлайн-бланки. Если ошибки были выявлены, то следует составить акт об обнаружении неточности и согласовать его с остальными контрагентами.
Помимо бизнесменов наличие накладных интересует некоторые государственные структуры. Фискальные органы контролируют правильность оформления документа. При обнаружении неточностей к хозяйствующему субъекту применяются штрафные санкции.
Наличие транспортных накладных проверяется сотрудниками ГИБДД в случае перевозки грузов. На протяжении всего пути следования инспекторы вправе проверить транспортное средство, перевозимые товары и правильность оформления документации на них. Параметры перевозимого груза должны полностью соответствовать сведениям, содержащимся в документе. Правила перевозки грузов не меняются в зависимости от вида транспортных средств. Накладные придется оформлять для любого типа перевозки.
Назначение
Формирование бухгалтерской документации объясняется необходимостью перемещения ТМЦ из одного пункта в другой. На основе данного документа бухгалтер вносит сведения в отчетность и списывает товары со склада.
Дополнительная информация! Оформление накладной потребуется в случае, если необходим возврат продукции продавцу.
Причин для возврата может быть несколько:
- низкие качественные характеристики товара;
- выявление дефектов либо возникновение поломки ТМЦ в течение гарантийного срока;
- неполный комплект;
- оплошности при сборке.
Для возврата ТМЦ также потребуется формирование минимум 2 бланков. Рекомендуется создать дополнительный документ в случае возникновения необходимости обращения в суд.
Для перемещения ТМЦ в пределах компании также требуется оформление накладной. Это позволит контролировать передачу ТМЦ от одного ответственного лица другому.
Ответственный за составление
Практика делового документооборота определила следующий круг лиц, ответственных за составление документа:
- кладовщики;
- продавцы;
- менеджеры;
- перевозчики;
- кассиры;
- бухгалтерия;
- бизнесмены.
На законодательном уровне не разработана единая форма накладных. Хозяйствующие субъекты могут самостоятельно сформировать шаблон для использования. Также можно найти подходящую форму документа в интернете. Рекомендуется применять бланки, отвечающие требованиям хозяйствующего субъекта и современного бизнеса.
Накладные рекомендуется составлять и подписывать во время совершения сделки. Но контрагенты могут договориться о других сроках подписания документации. Они могут быть оформлены до совершения сделки либо после нее задним числом. Законодательно этот процесс не регулируется, поэтому стороны не будут привлекаться к ответственности. Но для того, чтобы избежать лишних сложностей, если придется обращаться за судебной защитой, рекомендуется своевременно сформировать и подписать накладные.
Виды
В зависимости от цели использования выделяется несколько основных типов бланков:
- расходные;
- товарные;
- транспортные;
- электронные и прочие.
Ниже можно ознакомиться с методикой оформления каждого из этих типов.
Расходная
На основе расходных накладных бухгалтер определит сумму понесенных расходов и величину налога к уплате. Документ подтверждает необходимость взаиморасчетов между контрагентами. Но для удостоверения оплаты за ТМЦ накладная не используется. В ней отсутствуют материалы о поступлении денежных средств в кассу компании либо на банковский счет продавца.
Оформление транспортных накладных должно соответствовать общим требованиям формирования первичной бухгалтерской документации для фиксации операций. Лист накладной можно разделить на 3 блока.
Вводный блок, в котором обозначаются:
- название компании;
- нумерация и дата формирования документа.
- юридический адрес и телефонный номер;
- реквизиты банковского счета;
- ИНН;
- реквизиты договора;
- название и адресные данные по складскому помещению.
Основной блок, содержащий следующие сведения:
- перечисление ТМЦ, передаваемых контрагенту (марка, сорт и прочее);
- количественные характеристики;
- измерительные единицы;
- стоимость единицы товара и общая.
Завершающий блок со следующей информацией:
- итоговая стоимость переданных контрагенту ТМЦ;
- материалы о лицах, уполномоченных совершать сделку: ФИО, должность, дата передачи ТМЦ;
- росписи и печати контрагентов (без них документ не имеет юридической значимости).
Субъекты хозяйственной деятельности могут использовать унифицированные бланки ТОРГ-13 для документального оформления внутренних перемещений и ТОРГ-14 для проведения расходно-приходных операций. На основе этих шаблонов можно разработать собственную форму накладной для использования в хозяйственной деятельности. Но в этом случае самостоятельно разработанная форма утверждается распоряжением руководства хозяйствующего субъекта.
Если во время проверки сотрудники фискального ведомства обнаружат ошибки в накладных, то сумма, обозначенная в них, будет исключена из общих затрат компании. Это увеличит базу налогообложения. Также хозяйствующему субъекту придется заплатить штраф.
Товарная
Товарная накладная онлайн служит основанием для передачи прав владения на ТМЦ от продавца к покупателю. Субъекты хозяйственной деятельности могут использовать как самостоятельно разработанную форму, так и унифицированный шаблон формы ТОРГ-12. Она утверждена постановлением Правительства № 132 от 25.12.1998 г. Более старый бланк использовать не рекомендуется. Он не содержит необходимых сведений.
При заполнении накладной ТОРГ-12 онлайн-методикой указываются следующие материалы:
- сведения об отправителе и получателе товаров;
- нумерация и дата создания документа;
- реквизиты заключенного между контрагентами договора;
- сведения о ТМЦ, совпадающие с информацией из счета-фактуры (разновидность, измерительные единицы, количество, стоимость единицы ТМЦ и общая, сумма НДС);
- подписи участников сделки, печати каждого из них.
Транспортная
Этот вид первичной документации формируется отправителем для транспортной доставки товаров до получателя. Создание документа требуется, даже если поставщиком выступает один из участников сделки. Для удобства можно использовать унифицированный бланк формы № 1-Т.
В транспортной накладной содержатся следующие материалы:
- перечень транспортируемых ТМЦ;
- вес груза;
- время начала транспортировки;
- время прибытия в конечный пункт;
- документация, сопровождающая груз;
- условия перевозки.
Важно! Этих материалов хватит, чтобы при возникновении трудностей с ТМЦ (обнаружение недостачи, поломки, просрочки, несоблюдение сроков поставки и прочее) использовать накладную для удостоверения факта заключения соглашения между сторонами.
Электронная
Электронная система документооборота имеет ряд достоинств и недостатков. К плюсам использования накладных в электронном формате относятся:
- ускорение процедуры документооборота (формирования, отправки, исполнения);
- более качественная проверка хозяйственных процессов;
- улучшение качества и результативности трудовой деятельности (специалисты сокращают время оформления первичной документации, поиска необходимой информации по базам);
- материалы о хозяйственной деятельности компании не выходят за ее пределы, так как для каждого сотрудника доступен определенный тип информации.
Применение современных технологий в офисе сопряжено с некоторыми минусами:
- все материалы будут утеряны в случае поломки компьютера;
- необходимость учебы для работы со специальными программами;
- система электронного документооборота требует траты денежных средств;
- ограниченные возможности по выбору деловых партнеров.
В производственной деятельности компании могут использоваться другие формы накладных. К примеру, на отпуск изделий. Первичная документация подобного формируется при:
- перемещении основных средств со склада на производство;
- передаче пищевой продукции с кухни на реализацию;
- проверке передачи ТМЦ.
Методика оформления документации не отличается от вышеописанных бланков. Необходимо указать название продавца и получателя, перечень продукции, ее количество, стоимость единицы товара и итоговую цену, подписи и печати контрагентов. Все эти сведения содержаться в унифицированном бланке ОП-4.
В одном бланке можно объединить 2 вида первичной документации. Примером тому может служить товарно-транспортная накладная. ТТН онлайн заполнить рекомендуется с использованием функционала онлайн-бухгалтерии. Образец документа представлен ниже.
Для отпуска материалов стороннему лицу применяется бланк № М-15. ТМЦ передаются по накладной при наличии в ней следующих данных:
- даты формирования;
- названия поставщика продукции;
- перечня и параметров ТМЦ;
- цены за единицу и общей стоимости.
Важно! В документе должны присутствовать подписи продавца, бухгалтера и получателя ТМЦ.
Заполнение онлайн
В интернете можно найти множество сервисов, позволяющих сделать и распечатать онлайн-бланки. Большинство веб-ресурсов предлагают данную услугу на безвозмездной основе. После регистрации пользователь сможет создавать и сохранять документы. В дальнейшем с помощью сохраненных накладных новая первичная документация заполняется автоматически. Для этого потребуется выбрать одну из ранее сохраненных форм. Функционал системы позволяет рассчитывать цену единицы продукции и итоговую стоимость, остальные строки электронного документа заполняются в автоматическом режиме.
Особенности заполнения ТОРГ-12
Хозяйствующие субъекты, использующие в своей деятельности онлайн-бухгалтерию, могут с помощью ресурса не только заполнять ТОРГ-12 онлайн-методикой и сохранять документы, но и направлять их контрагентам. При этом лишняя плата с пользователей за это не взимается.
Чтобы заполнить накладную ТОРГ-12 онлайн-методом, достаточно выполнить следующие рекомендации:
- Для формирования бланка необходимо заполнить строки с реквизитами участников сделки. Эта операция может выполняться вручную либо в автоматическом режиме по ИНН. Если передача товаров осуществляется с использованием услуг отправителя груза и его получателя, то потребуются их реквизиты.
- Пронумеровать бланки.
- При наличии нескольких видов продукции потребуется добавление строчек.
- После сохранения бланка его можно распечатать и переслать по электронной почте.
Онлайн-методика формирования накладных не вызовет у пользователей затруднений. Функционал большинства программ по ведению онлайн-бухгалтерии и веб-сервисов прост в использовании, что позволит справиться с задачей даже новичку.