В настоящее время существует множество сервисов для ведения бухучета. Поэтому выбрать наиболее подходящий из них проблематично. На сайтах красочно описывается функционал и принципы использования, что затрудняет выбор.
Обязан ли ИП вести онлайн-бухгалтерию
В соответствии с ФЗ РФ № 402 ведение бухгалтерского учета ИП не требуется. Но помимо него существует налоговый учет. Он заключается в сборе и систематизации материалов о деятельности ИП для определения базы налогообложения и размера перечислений в бюджет по налогам. Бизнесмены должны периодически сдавать в налоговую отчеты по финансовой деятельности, по численности сотрудников и прочее. Отчитываться перед государством о своей деятельности должны все ИП, поэтому обязательств по ведению налогового учета не избежать.
Дополнительная информация! Вести учет операций можно самостоятельно. Но даже при незначительном обороте перед началом предпринимательской деятельности рекомендуется изучить основы бухучета. При большом бизнес-обороте необходимо нанять бухгалтера либо прибегнуть к услугам аутсорсинговой компании.
Преимущества и недостатки
Перед началом поисков наиболее удобного и выгодного сервиса с онлайн-бухгалтерией следует ознакомиться с достоинствами и недостатками такой методики ведения бухучета. Первое, что пугает бизнесменов, это то, что сведения о деятельности предпринимателя аккумулируются в облачных сервисах. К ним получают доступ лица, не имеющие отношения к бизнесу. Опасения не имеют смысла, так как зачастую штатные сотрудники могут навредить бизнесу больше, чем специалисты, работающие удаленно.
Бухгалтер на удаленке работает одновременно с несколькими предпринимателями, иногда их число определяется десятками. Поэтому вероятность того, что аутсорсер захочет навредить делу какого-либо предпринимателя, которого он не знает и не видел, минимальна. Если же неприязненные отношения либо конфликты возникнут со штатным бухгалтером, то финансовые потери намного вероятней. Главбух имеет доступ ко всей информации, касающейся производственной и финансовой деятельности. При удобном случае она может быть использована против руководителя.
Обратите внимание! Хранение сведений о предпринимательской деятельности в облачных сервисах более безопасно, чем концентрация информации на одном или нескольких жестких дисках. В современных условиях их изъятие не является редкостью. Получить данные, находящиеся в облачных сервисах, затруднительно даже суду. Кроме того, базы данных хорошо защищаются от несанкционированного проникновения, вирусов. Им не страшны перебои с электроснабжением и пожары, в отличие от офиса.
Онлайн бухгалтерия для ИП имеет важный плюс. Пользователи информации не обязаны находиться в определенном месте для получения доступа к базе. Сведения хранятся в облачных сервисах, доступ к которым можно получить в любом месте, где есть выход в Интернет. После ввода логина и пароля пользователь получит необходимые сведения.
Выделяется также ряд других достоинств использования онлайн-бухгалтерии для ИП:
- Предпринимателю не придется тратиться на обеспечение информационной безопасности, что существенно уменьшит расходы. Удаленные сотрудники устранят сбои, обновят программу, обеспечат использование шаблонов, соответствующих требованиям законодательства.
- Экономия денежных средств на обустройстве рабочего места для бухгалтера и выплате заработка ему. Это поможет увеличить доход от бизнеса.
- Отсутствует необходимость оформления отпуска, больничного листа для бухгалтера, отсутствуют конфликтные ситуации.
Главным недостатком удаленного бухобслуживания является то, что на бизнесмена ложится обязанность по самостоятельному ведению дела. Необходимо отслеживать изменения в законодательстве, разбираться в налогообложении, проводках. Однако, всегда можно прибегнуть к консультационным услугам.
Сервисы для ведения онлайн-бухгалтерии
В интернете можно найти множество сервисов, предлагающих услуги аутсорсинга. Для выбора одного из них рекомендуется ознакомиться с самыми востребованными.
«Мое дело»
Может применяться при ведении бухгалтерии онлайн для ИП на УСН, ОСНО, ЕНВД и ПСН. Минимальная стоимость бухгалтерского сопровождения составляет 833 руб.* за месяц. Пользователи могут лично вести бухгалтерию в онлайн-режиме либо воспользоваться услугами специалистов на удаленке. Сервис предлагает пользователям услуги удаленного бухгалтера, специалиста по налогообложению, юриста, кадровика, бизнес-консультации.
Помимо основного сервиса ИП предлагается воспользоваться одним из пакетов на выбор:
- розничная торговля;
- оптовая торговля;
- онлайн-магазины.
«Кнопка»
Предлагает свои услуги ИП, работающим на ОСНО, ЕСХН, УСНО, ЕНВД. Стоимость минимального набора услуг составляет 10 000 руб.* за месяц пользования (без тестового периода). Специалисты аутсорсинговой компании готовы взять на себя бухгалтерское сопровождение бизнеса, помогут в решении юридических вопросов, учете работающего персонала, предоставят бизнес-консультации, помогут в работе с банками.
«Контур.Эльба»
С тестовым периодом 30 дней может применяться ИП на УСНО и ЕНВД. Минимальный набор услуг обойдется в 633 руб.* за месяц. Сервис будет удобен для бизнесменов с небольшим оборотом, желающих самостоятельно вести бухучет, не вдаваясь в специальную терминологию.
«Контур.Бухгалтерия»
Подходит для ИП на ЕНВД, ОСНО, УСНО. Период тестового использования составляет 14 дней. Далее придется платить 1 000 руб.* за месяц. Рекомендуется к применению для предпринимателей с численностью персонала до 100 человек. Работа с интерфейсом не вызовет затруднений благодаря простоте устройства и наличию подсказок. Пользователи могут применять онлайн-калькулятор для расчета выплат персоналу (декретные, больничные, отпускные), налогов НДС и УСН.
«БухСофт»
Используется предпринимателями, работающими на ЕНВД, ОСНО, УСНО. Наименьший набор опций будет стоить 1 528 руб.* за месяц. Тестовый период отсутствует. Помимо ведения бухучета после уплаты тарифа за год пользователь сможет воспользоваться сервисом для отправки отчетности в госструктуры (Росстат, налоговую, Соцстрах, ПФР). С партнерами по бизнесу можно наладить электронный документооборот. При возникновении сложностей либо технических вопросов есть основание обратиться в специальную службу «БухСпас».
«Небо»
Рекомендуется к применению для ИП на ЕНВД, УСН, ОСНО. Период бесплатного использования в тестовом режиме составляет 14 дней. Далее плата составит 650 руб.* за месяц. Сервис поможет самостоятельно заниматься бухучетом и вовремя сдавать отчетность. Софт соответствует параметрам 1С.
«Фингуру»
Может использоваться предпринимателями на ОСНО, УСН, ПСН, ЕНВД. Без тестирования набор минимального софта будет стоить 6 000 руб.* за месяц. Удаленные специалисты берут на себя обязательства по проведению регистрации начинающего ИП и ликвидации (при необходимости), ведению бухучета, расчету заработной платы, уплате взносов в ПФР. Также пользователю будут предоставлены консультации профессионалов. Им можно задать все интересующие вопросы, к примеру: сдают ли ИП бухгалтерский баланс? Взаимодействие с ИП происходит посредством живого общения с использованием мобильных телефонов, соцсетей и так далее.
Для передачи информации предпринимателю потребуется сфотографировать документацию и переслать ее удаленному бухгалтеру. На ее основе проводятся все необходимые операции.
«1С бухгалтерия Scloud»
Позволяет работать в программе «1С» в онлайн-режиме. Доступ к базе можно получить из любого места. Плата за 1 месяц использования составит 700 руб.* За такую плату пользователь получает профессиональные консультации, возможность загрузки имеющихся баз данных на сайт, бухгалтерское сопровождение с использованием браузера и специальной программы для клиентов.
Важно! Среди бесплатных сервисов для ведения онлайн-бухгалтерии популярностью пользуется сервис из Белоруссии «Делай дело» и английская программа «Quickbook». Но рассчитывать на широкий функционал при отсутствии оплаты не стоит. Отчетность в налоговую придется формировать самостоятельно. Сервис может помочь только в создании нулевого отчета. Часто отсутствует возможность наладить взаимодействие финансового и складского учета.
Критерии выбора сервиса
При выборе компании для ведения бухгалтерского учета ИП рекомендуется обратить внимание на следующие параметры:
- Ведение бухгалтерского и налогового учета при использовании различных систем налогообложения. Такой сервис пригодится, если ИП решит сменить используемую систему налогообложения.
- Периодичность запуска бэкапа (сохранения резервных дубликатов сформированной документации). Также стоит поинтересоваться о месте хранения информации.
- Круглосуточная связь со службой техподдержки.
- Расположение дата-центров. Если ИП участвует в госконтрактах либо имеет дело с большим объемом персональных данных, то центры должны располагаться на территории РФ. Некоторые ИП предпочитают, чтобы они размещались за границей.
- Наличие компенсационных выплат за сбои в обслуживании, утрату данных, отсутствие доступа.
- Степень защиты информации (используемые противовирусные программы, шифровка данных, допуски для работников).
- Подключение дополнительных услуг при необходимости.
Также при выборе бухгалтерской программы для ИП рекомендуется ознакомиться с отзывами в интернете и от коллег по бизнесу.
Как вести бухгалтерскую отчетность для ИП самостоятельно
При выборе самостоятельного ведения бухучета рекомендуется воспользоваться услугами онлайн-бухгалтерии. На зарплату бухгалтера тратиться не придется, а учетом будет заниматься специалист.
Прежде всего, перед началом использования онлайн-бухгалтерии для самостоятельного учета финансовой деятельности необходимо зарегистрировать личный кабинет в одном из выбранных сервисов. Затем рекомендуется следовать пошаговой инструкции:
- Систематизировать хранение бумажной и электронной документации. Она не должна храниться в беспорядке. Документы лучше разложить по папкам в соответствии с характером бумаг и файлов.
- Ознакомиться с настройками и активировать те из них, которые потребуются для ведения бизнеса.
- Применять все доступные опции. Для этого следует отслеживать новости компании. Если доступны обновления, то стоит определить, как они повлияют на работу сервиса.
- Проводить периодические сверки с налоговой. Через 7 дней после уплаты налога рекомендуется убедиться в отсутствии задолженности с использованием онлайн-бухгалтерии либо через официальный веб-ресурс Налог.ру.
- Интересоваться новостями, изменениями в законодательстве. Для этого можно воспользоваться интернетом, посещать соответствующие форумы и прочее. Хорошим источником информации будет электронный журнал «Бухгалтерия для ИП».
- Сформировать календарь отчетности и следовать ему. Даты уплаты налогов и сдачи отчетов часто не совпадают, поэтому удобнее будет сделать соответствующие заметки в календаре.
На рынке сегодня предлагается широкий спектр услуг по бухгалтерскому сопровождению. Индивидуальные предприниматели могут выбрать наиболее подходящий по стоимости и функционалу сервис для ведения бухучета.
*Цены актуальны на октябрь 2019 года.