Учёт является неотъемлемой частью деятельности любой организации. Государство со своей стороны выдвигает ряд требований. В отдельных случаях предусматривается послабление. Как-раз из числа таковых — бланк строгой отчетности. Что он собой представляет? Где используется? Какие нюансы существуют в использовании БСО? Обо всём этом далее по тексту.
Что это такое: бланк строгой отчетности
Начать следует с определения. Бланк строгой отчетности — это документ, который используется для подтверждения получения денежных средств в качестве оплаты. Он используется как замена кассового чека. БСО признан первичным документом со всеми вытекающими последствиями и соответствующим отношением.
Пользователи бланков
Сфера применения БСО — предоставление населению услуг. В плане понимания, что относится к БСО в бухгалтерии, важно знать, что они правомерны, исключительно если направляются физическим лицам. В адрес компаний их направлять запрещается.
Требования к БСО в 2018-2019 году претерпели существенные изменения. Их можно было использовать до 01.07.2018 в точках общественного питания. До 01.07.2019 их могли выдавать все те, кому закон разрешал работать без использования контрольно-кассовой техники, то есть плательщики ПСН и ЕНВД.
Сейчас их оставили только тем, кто работает на труднодоступных территориях, где наблюдаются сложности с интернетом. Также разрешено использование бланков строгой отчетности компаниям и предпринимателям, которые законом освобождаются от использования онлайн-касс. Эта группа налогоплательщиков в сроках не ограничена. В частности, вести деятельность с помощью таких учетных документов разрешается продавцам газет и журналов, ценных бумаг, проездных билетов, уличным торговцам и в прочих сферах, предусмотренных ст. 2 закона 54-ФЗ.
Формы
Учет БСО предполагает использование определённых документов. Но как обстоят дела с этим? Перечень всех форм поистине огромен: он насчитывает не одну сотню вариантов.
Они устанавливаются Минфином РФ и обязательны к использованию в определённых сферах и в предусмотренных случаях. БСО утверждаются нормативными документами и разграничиваются по видам услуг, предоставляемых населению. Если создаётся новая форма, то после публикации акта, регулирующего её использование, она обязательна к использованию всеми предприятиями и ИП, которые предоставляют населению услуги.
Если для определённой услуги не предусмотрено наличие бланков, разрешается самостоятельно определять, как будет выглядеть выдаваемая квитанция из числа разработанных форм. Дополнительно предусматривается, что в случае отсутствия четкой регламентации допустимым считается самостоятельная разработка БСО. Но это только при условии, что включены все обязательные поля, предусмотренные п. 3 положения № 359.
Внешний вид
Чтобы использовать без ККТ БСО, необходимо наличие обязательных реквизитов, предусмотренных требованиями. К таковым относятся:
- Название формы.
- Цифровой код, содержащий номер и серию бланка.
- Название контрагента, что выписал бланк.
- Код налогоплательщика.
- Название услуги и цена оказания.
- Фактическое местонахождение фирмы, что выдала документ.
- Дата совершения платежа и сумма.
- Информация о сотруднике (ИП), получившем средства, и его подпись.
- Штамп, при условии, что он используется.
Все эти реквизиты должны заполняться достоверными данными. Дополнительно фирмы обязаны проводить регулярную инвентаризацию БСО.
Требования к заполнению
Выписывать БСО необходимо в соответствии с рядом правил, чтобы контролирующие органы признали документ правильным:
- Заполняя банк, нужно одновременно озаботиться оформлением и его копии в количестве не менее 1 экземпляра. Допустимой считается альтернатива, когда предусматривается отрывная часть. Для неё обязательным является повторение всех реквизитов основной части. Это важно, поскольку документ, подтверждающий сделку, должен быть и у предпринимателя, и у получателя услуги.
- Бланки должны заполняться или в момент получения организацией/ИП денег, или же после того, как был проведён расчёт платежной картой. Оформлять документ ранее запрещается, как и позже, даже если задержка составляет всего один день.
- Все БСО должны быть четко оформлены, не должны содержать в себе ошибок и исправлений. Если возникла помарка или нужно внести исправления, то в таком случае перечёркивается неправильно заполненный документ. Но поскольку всё должно учитываться, информация о происшествии вносится в Книгу учёта бланков обязательно в день порчи. Затем правильно заполняется новый документ.
- Испорченный бланк выбрасывать запрещается.
- Все оформленные за день документы суммируются, и на их полную сумму составляется приходный кассовый ордер, если они ведутся в рамках осуществления предпринимательской деятельности.
- Бланки заполняет или сам ИП, или (актуально для организации) человек, отвечающий за хранение, учет и выдачу БСО.
Акт об уничтожении
Просто так выбрасывать документы запрещается, даже если они испорчены. Всё должно быть учтено. А денежный документ для контролирующих органов важен. Поэтому на случай, если актуальность бланка строгой отчетности была утрачена, но при этом в нём содержатся определённые данные, предусмотрена специальная процедура — уничтожение.
В связи с существенным интересом контролирующих органов в некоторых организациях даже пишут объяснительные, в которых оговариваются причины порчи. Хотя это несколько чрезмерно. Действующими нормами предусмотрено, что в случае возникновения проблемы составляется акт о списании, в котором предусматривается отдельное поле «Причина списания». В нём необходимо кратко указать, из-за чего произошла порча. Например: «допущена ошибка».
Акт не обязательно должен быть составлен для одного документа в день порчи. Если бухгалтерский аппарат не скучает от работы, можно накапливать бланки, чтобы уничтожать их единовременно. При этом следует указывать постановление, на основании которого они действуют, охватываемый временной промежуток, номер и серию документа и ответственных лиц.
Особенности использования с онлайн-кассой
Сейчас, когда прошла административная реформа, можно подвести её итоги и определиться с будщими действиями. Электронный счет, онлайн БСО и множество других полезных наработок существенно облегчат жизнь и ведение предпринимательской деятельности.
- В законе 54-ФЗ изменилось определение бланков строгой отчетности.
Сейчас они имеют статус документов, приравненных к кассовому счёту. Одновременно тип используемого ККТ не поменялся. Если говорить об онлайн-кассах, то процесс выдачи тот же.
- Учреждение новых правил перевело акцент с постановления № 359 на закон 54-ФЗ.
Фактически, можно говорить, что ранее существующий источник норм потерял свою силу. В связи с недавним сроком нововведений говорить о возможных проблемах ещё рано, но некоторые риски есть. Например, если используются бланки строгой отчетности, сформированные согласно постановлению, после реформы существует риск, что при возникновении спорных ситуаций они будут рассматриваться как бумаги, не обладающие юридической силой.
- В противовес п.2 статьи 2 закона 54-ФЗ открывает возможности к использованию БСО всем субъектам, которые не противоречат его положениям.
Хотя бы пока в документообороте есть бланки, напечатанные до 01.07.2019 года. Некоторые юристы указывают, что такой документ всё же может иметь статус неофициального. Бюджетные структуры, вероятно, предоставят ещё не одному пользователю БСО много неприятных минут.
- Но по отношению к п. 3 есть и приятная сторона — субъекты, освобождённые от использования ККТ, могут вообще не выдавать покупателям никаких документов.
Согласно действующему законодательству, любая деятельность является личным начинанием предпринимателя, которое может использоваться для повышения уровня доверия. Хотя документ имеет статус неофициального, он удостоверяет факт покупки. Поэтому бланк может использоваться как доказательство, если необходимо воспользоваться, к примеру, положениями Закона о защите прав потребителя. Также разрешается прикладывать документ как неофициальное дополнение к кассовому чеку субъектам хозяйствования, которые имели это право до завершения реформы.
Вот и рассмотрено, что такое БСО в бухгалтерии и особенности его использования. Автоматизированные средства существенно выигрывают у документов, заполненных от руки. Но для них необходимо использовать технику, стоящую немалые деньги. Как бюджетное решение в торговле и для мелких услуг бланки строгой отчетности неплохи. Но вот если идёт речь о чем-то масштабном, как здравоохранение или строительство, здесь без кассовых чеков и более серьезных документов не обойтись.