Любая крупная компания или организация имеет личный офис. Он делится на отделы и подразделения, каждый из которых выполняет определенные официальные функции. Для более простого понимания функций каждого подразделения в предприятии, в русский язык пришли иностранные термины — это такие как бэк офис, миддл и фронт офис. Каждое из них не имеет прямых аналогов в русском, однако такие подразделения можно назвать как основные и вспомогательные.
С развитием торговых отношений и бизнеса в отечественных условиях, такие слова можно встретить все чаще. Необходимо знать их значение и значимость.
Что это такое?
Английские термины активно входят в употребление в русском языке. Это же касается и определения «back office», важно знать, что это такое и для чего нужно компании. С английского, термин можно перевести как «назад-офис». Представляет собой набор подразделений или отделов, которые выполняют функции регистрации, оформления и учета различных операций, которые связаны с финансовой деятельностью предприятия.
Не имеется четкого значения и определения представленного термина, поскольку в back офис могут входить совершенно различные отделы. Помимо бэк, существуют такие понятия как фронт и мидл офис, что это простыми словами, можно понять, если разобраться более детально.
Место каждого в архитектуре компании
Существует три термина, которые следует знать.
Важно! Необходимо знать, в чем состоят отличия каждого из существующих офисов.
Фронт
Дословно переводится как «передний офис». На эти подразделения возложены обязанности по работе с клиентами. Это может быть подразделение, которое осуществляет все функции по работе с заказчиками и покупателями, оформляет соглашения и прочие. То есть это передовые отделы, которые первыми осуществляют контакт со всеми клиентами после их входа на территорию.
Функциональные обязанности фронт офиса в конкретной компании могут отличаться в зависимости от того, в какой деятельности она задействована и ее специфики. В финансовых организациях такой отдел работает с продажами. В банках занимается консультированием посетителей, открытие карт и счетов.
Бэк
Указанные отделы задействованы для выполнения задач по ведению дел, распорядку, административным задачам. Хороший пример — бухгалтерия, которая занимается расчетом заработных плат, считает доходы и расходы, а также занимается отчетностью в налоговые структуры.
Обратите внимание! Также это может быть служба по работе с клиентами, HR-отделы и другие.
Бэк офис занимается тем, что работает над обеспечение и связью всех отделов и подразделений в компании. Они не имеют прямого контакта с клиентами, не занимаются оформлением соглашений с ними.
Миддл
Миддл офис представляет собой канал связи между оставшимися двумя офисами. Перед тем, как закончить сделку с клиентами, проходит этап проверки и обработки всех операций. Именно этим и занимается миддл офис. Потом эти данные передаются в кабинеты «заднего» офиса, который является завершающим звеном в цепи.
В качестве примера, можно рассмотреть банковские отделы, которые выполняют проверку кредитной истории, а также тем, что вносят данные в реестры. Создан с целью восполнения пробела в структуре предприятий и налаживания связи между передним и задним звеньями.
Различия
Фронт и бэк офисы являются совершенно разными структурами, перед которыми стоят различные задачи. Первый направлен на то, чтобы встретить потенциального покупателя или посетителя и решить с ним все необходимые вопросы. Деятельность второго направлена на обеспечение качественной работы всех других департаментов.
То есть это финансовые службы, которые не имеют никакого прямого контакта с посетителями. В их задачи входят организационные, финансовые, бухгалтерские мероприятия, которые поддерживают деятельность фирмы.
Фронт представляет собой менеджерский персонал, деятельность которого направлена на привлечение и прямую работу с возможными новыми партнерами.
Отделы в составе
В состав бэк офиса входят следующие департаменты:
- подразделение, занимающееся статистическими данными;
- архивные службы;
- бухгалтерия;
- кадровый департамент;
- административный штат;
- аналитические и службы поддержки;
- другие службы.
Задачи в разных сферах
Представленное понятие имеет функции, аналогичные для всех сфер бизнеса, однако, конкретные задачи могут отличаться в зависимости от специфики деятельности предприятия. Можно рассмотреть, чем занимается персонал back office, в зависимости от сферы работы:
- банковская сфера. Здесь сотрудники представляют собой департамент, который ведет учетно-операционную работу всей банковской организации. Персонал занимается открытием новых счетов, выполнением операций по кредитам и прочими. Проводятся сделки, которые направлены на операции с ценными бумагами, акциями, пассивами и активами организации;
- торговля. В такой самой распространенной сфере, сотрудники выполняют задачи по контролю финансовых операций, реализации, передвижению товара, оценивают рынки и сбыт;
- общественное питание. Персонал бэк офиса в указанном направлении осуществляет деятельность по текущим операциям: это составление отчетностей, контроль качества кухни и работы поваров, учет продукции, рекрутинг кадров.
Функции специалиста
Сотрудники представленного департамента должны выполнять следующие обязанности:
- провести все начальные операции по совершению сделки;
- закупать и продавать продукцию и заключать по ним контракты;
- контролировать передвижение финансов фирмы;
- проводить различные операции по передаче прав собственности клиенту.
Персонал бэк офиса является одним из основных звеньев в любой фирме. Именно от их качественной работы зависит состояние дел. Даже небольшие ошибки или неточности в действиях с финансами и организации работы могут сделать компании плохо и вести к получению убытков.
Замена программным обеспечением
Развитие технологий внесло свою лепту и в работу back-office. На рынке представлены комплексы ПО для обеспечения деятельности компании, которая имеет отношение к учету, финансам и реализации. Покупка таких автоматизированных комплексов поможет сэкономить средства на выплату заработных плат штату. Однако, такие решения больше подходят для ресторанного и гостиничного бизнеса, но не для крупных компаний, которые имеют многомиллионный оборот. В таким случаях, человека заменить все еще достаточно тяжело.
Бэк офис представляет собой специальный департамент, который занимается деятельностью с финансами, кадрами и другими организационными видами. От качества его работы зависит успех фирмы.