Описание бизнес-процессов и их построение

1 мин


0

Описание бизнес-процессов (БП) — важная составляющая работы каждой компании. Под этим термином понимают определенную последовательность действий. Как следствие, создается продукт или услуга для клиента.

Описание понятия бизнес-процессов

Под этим термином понимают устойчивый и целенаправленный комплекс взаимосвязанных действий. Они по конкретной технологии трансформируют входы в выходы и представляют для клиентов ценность.

Описание БП имеет целый ряд особенностей

Каждый процесс является частью определенной системы действий. Они осуществляются внутри предприятия и во внешних организациях. На вход поступают управляющие данные — приказы, планы, документы. При выполнении работы руководителям предоставляют отчетные сведения..

Виды бизнес-процессов

Построение бизнес-процессов имеет определенные особенности. При этом обязательно следует учитывать их виды.

Управляющие

Они направлены на управление работой системы. В качестве примеров таких бизнес-процессов в организации можно привести «Стратегический менеджмент». Также в эту категорию входит «Корпоративное управление».

Операционные

Они представляют собой основу работы компании и создают ключевой поток доходов. В этом случае речь идет о маркетинге, торговле, закупках. Также в схему таких действий входит управление производством.

Поддерживающие

Эта категория направлена на обслуживание работы компании. В эту группу входит бухгалтерский учет. Также к ним относят подбор персонала и отдел технической поддержки.

Существуют разные виды БП.

Свойства и характеристики бизнес-процессов

Чтобы правильно описать бизнес-процессы, следует учитывать все их элементы. Это имеет большое значение для структурирования работы компании.

Границы

Они представляют собой события, с которых начинается и заканчивается процесс. Событиями может быть наступление определенного момента времени или какой-то ситуации. В первом случае речь идет о приходе какого-то числа отчетного месяца, во втором — это может быть подписание договора или поступление заявки покупателя.

Владелец

Под этим термином понимают должностное лицо, в распоряжении которого имеются ресурсы. Оно имеет четкие обязанности и полномочия на управление работой компании. Это позволяет добиться требуемых результатов.

Важно! Руководителем может быть одно лицо или целая группа. Все зависит от задач и культуры предприятия.

Вход и выход

Входом называется продукт, который вследствие выполнения определенных действий трансформируется в выход. Это может быть материальный или информационный объект. Его обеспечивают внутренние или внешние поставщики.

Под выходом понимают материальный или информационный объект или услугу, которая становится следствием выполнения определенных действий. Этот объект или услуга предназначены для внешних потребителей.

Исполнители

Они создают некоторую продукцию или услугу в рамках бизнес процесса, на основании полученного запроса. После чего передают объект или услугу следующему исполнителю или конечному потребителю.

Ресурсы

В эту категорию входят информация и материальные объекты, которые владелец распределяет при планировании работ и принимает во внимание при оценке эффективности работы компании. Ресурсы в ходе работы не преобразуются.

В качестве этих элементов рассматривают следующее:

  • Персонал.
  • Инфраструктура. К ним относятся здания, инженерные системы, оборудование. Также в эту категорию входят информационные технологии, транспорт, средства коммуникации.
  • Среда для работы процессов.
  • Ресурсы для отслеживания, измерений, контроля.
  • Организационные знания, интеллектуальные функции.

Важным ресурсом каждого предприятия считается персонал

Критерии оценки

В эту группу включают качественные и количественные характеристики процесса. Для каждого из них создана определенная группа параметров, которые используются для мониторинга и анализа самого процесса, его результатов, ресурсов, удовлетворенности потребителей.

Для справки! Примером критерия оценки могут выступать такие: приводит ли процесс к желаемому результату; насколько хорошо результат процесса удовлетворяет потребности клиента.

Основные случаи необходимости бизнес-процессов

Многие компании стараются описывать свои БП в соответствии с определенными стандартами. Это помогает улучшить работу организации и позволяет решить целый ряд задач:

  • Моделирование БП помогает структурировать информацию среди всех участников и менеджеров организации. Даже если описание не будет использоваться, это все равно принесет определенную пользу. На практике описание БП студентами уже меняет подход менеджеров к реализации их управленческих функций.
  • Создание готовых регламентов и графических моделей поможет закрепить полномочия и ответственность в структуре БП. Это можно будет использовать при возникновении конфликтов между исполнителями. Нередко это помогает определить границы ответственности между разными отделами в сквозном БП. Это сразу дает хороший результат.
  • Если построить БП с учетом операционных рисков, удастся получить список действий для их минимизации. Благодаря этому нередко получается значительно улучшить работу компании.
  • Качественное описание действий компании помогает минимизировать расходы ИТ-специалистов на создание требований к автоматизации для их последующего использования.
  • Описание имеет большое значение для новых сотрудников. Оно помогает детально изучить должностные обязанности и увидеть новичку свое место среди других работников.
  • Правильно созданное описание поможет начать оптимизацию процесса. Это основной способ донести потребность в изменениях до руководителей организации.
Потребность в описании БП возникает часто

Применение анализа к бизнес-процессу

Периодически необходимо анализировать БП. Это помогает обнаружить проблемы, оптимизировать бизнес, перестроить работу компании. Анализ позволяет обнаружить сильные и слабые стороны, спрогнозировать риск угроз и избежать потери выгодных предложений.

Пренебрегать анализом допустимо лишь в редких ситуациях. Если исследования проблемных зон ранее проводились, но в течение последних 5 лет прибыль остается на прежнем уровне, а конкуренция не возрастает, анализировать БП нет необходимости.

Однако такая ситуация встречается не слишком часто. Значительно чаще возникают неприятные ситуации. При этом экономическая нестабильность провоцирует появление внутренних проблем.

Важно! Это влечет неприятности с клиентами, рост расходов, снижение прибыли. В такой ситуации бухгалтерия и специализированные отделы компании обязательно должны проводить анализ всего процесса.

Множество нотаций для моделирования бизнес-процессов

Существует много нотаций БП, каждая из которых отличается определенными особенностями:

  • IDEF. В эту категорию входит не одна нотация, а настоящее семейство. Они обозначены разными порядковыми номерами — IDEF0, IDEF1, IDEF2. Для каждой из нотаций характерны определенные особенности. Они применяются для описания различных компонентов системы. IDEF считается наиболее старой нотацией. Она имеет ограничения по числу отражаемых на схеме процессов. Потому описания приходится подстраивать под эти правила. Именно поэтому нотация сегодня почти не используется.
  • eEPC. Название расшифровывается как «событийная цепочка процессов». Это говорит о том, что моделирование сосредоточено вокруг событий, определяющий развитие БП. Модели, которые строятся в этой нотации, позволяют эффективно проводить изучение и анализ БП. На одной схеме удается визуализировать не только порядок действий, но события, которые управляют ими. К ним относятся документы, ресурсы, информационные системы, персонал.
  • Flow Charting. Название этой нотации проще всего перевести как «блок-схемы». Она не имеет жестких стандартов. Это позволяет выполнять моделирование с различных точек зрения. При необходимости в состав можно вводить те или иные объекты. Этим нотация во многом напоминает eEPC. При этом она обеспечивает значительно больше свободы в отношении использования. Именно поэтому нотацию применяют многие организации.
  • BPMN 2.0. Это одна из лучших нотаций, которая может применяться для описания и моделирования разных БП. Ее название можно расшифровать как «нотация управления бизнес-процессами». Ее созданием занимался целый институт. Потому можно сделать вывод, что нотация представляет собой результат серьезной работы, которая имеет научное обоснование. При этом действия по разработке не заканчиваются. BPMN считается наиболее удобной и гибкой нотацией на сегодняшний момент. При этом она отличается наглядностью, функциональностью и простотой.

Важно! Ключевой особенностью нотации BPMN считается понятие дорожки. Она представляет собой область в модели БП, которая отображает все действия конкретного человека в системе.

Каждая из нотаций имеет определенные особенности

Описание БП — один из основных элементов успешной и эффективной работы компании. Чтобы добиться успехов в работе и предоставить конечному потребителю качественный товар или услугу, необходимо детально описать все действия участников. При этом существует целый ряд нотаций, которые позволяют описывать БП в соответствии с потребностями конкретной организации.


Понравилось? Поделитесь с друзьями!

0

Прочитали? Как оцените?

Плохо Плохо
0
Плохо
Скучно Скучно
0
Скучно
Любопытно Любопытно
0
Любопытно
Интересно Интересно
0
Интересно
Супер Супер
0
Супер

комментариев

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector