Руководитель обязан создавать безопасность не только во время рабочего процесса, но и во время проведения различного рода культурных программ. Именно для этого требуется составлять план мероприятий на день, неделю, месяц, год. Он обязан не только запланировать все нюансы предстоящих событий, но также выявить те сферы, которым требуется уделить особое внимание.
План мероприятий представляет собой список, в котором расписаны цели. Также указываются действия, которые будут применяться для их проведения. Этот документ имеет определенную форму и основные пункты, обязательные к заполнению.
Определение плана мероприятий
План проведения мероприятий – это составление четкой схемы предстоящего события в организации, где требует внимания каждый пункт. В этой документации указываются все нюансы предстоящего события, указывается, когда и где оно будет проводиться. В обязательном порядке назначается ответственный сотрудник. Стоит также понимать, что мероприятием может считаться то событие, где участвует более десяти человек. К этому понятию причисляются не только корпоративы, но также утренники в детских учреждениях, конкурсные программы и ремонтные работы.
При большом скоплении людей важно обеспечить безопасность и грамотно организовать каждый этап. Особые меры предосторожности должны быть соблюдены, когда людей будет окружать пиротехника или иное оборудование, которое может причинить вред жизни и здоровью присутствующих. Тщательная подготовка исключает неприятные сюрпризы и нарушения. Именно поэтому требуется написать график мероприятий, а также подробно выделить все нюансы процесса каждого из них.
На заметку! Даже простой коллективный сбор или ремонтные работы требуют плана и обеспечения безопасности людям, которые будут участвовать в процессе.
Некоторые новые планы составляются на основании вышедших законов. Например, если правительство выделило средства на реставрацию здания, требуется провести планирование этой процедуры, пошагово выделив каждый момент. Оформление этого документа необходимо не только для отчетности, но также для подтверждения того, что все было организовано согласно нормам. Основной целью составления графика является: учесть все нюансы и оптимизировать процесс подготовки. В случае каких-то форс-мажорных ситуаций проект всегда поможет подсчитать ущерб и определить, в чем заключалась недоработка.
Создание
Имеет программа мероприятия образец.
Чтобы правильно заполнить форму, потребуется учесть основные факторы:
- Выделить цель, которую преследует организация конкретного мероприятия.
- Определить составляющие этой цели, без которой осуществить программу не получится.
- Обозначить ожидаемый результат.
- Прописать сроки.
- Упомянуть ответственных лиц.
- Указать финансовую составляющую и источник ресурсов.
- Прописать контакты лиц, которые приглашены со стороны.
- Зафиксировать, каким образом будут устранены последствия в случае ЧС.
Дополнительная информация! Если это проект, который будет осуществляться несколько раз в год, можно составить единый документ. В нем будет прописана периодичность.
Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий
Планировать необходимо любое событие, в котором будет участвовать большое количество людей. Даже ремонт подразумевает наличие бригады и лиц, которые будут трудиться в параллель ремонтному процессу. Ниже приведен правильный план мероприятия, пример с обязательными пунктами:
- Описание праздника.
- Примерное количество участников.
- Время и место проведения.
- Исполнители и ответственные лица.
- Обоснование.
- План-график.
- Отчетность и контроль.
- Желаемый результат по каждой позиции.
- Финансирование в цифрах.
- Иные приложения.
Проект мероприятия должен содержать меры противодействия при возможных чрезвычайных ситуациях. Если перед началом поступают предупреждения об опасности, то событие следует отменить. Составить документ нужно в нескольких экземплярах. Их количество формируется согласно числу ответственных лиц, и одна бумага с подписями передается в бухгалтерский отдел.
На заметку! Если событие не подразумевает финансовых затрат, то экземпляр для бухгалтерии не обязателен.
Что нужно предусмотреть
Цель должна быть чётко сформулированной и достижимой. В проекте требуется уделить особое внимание мелочам. Если это праздник, то много времени уйдет на реализацию творческих идей и организацию банкета. Важно учитывать:
- Количество присутствующих.
- Подбор меню.
- Оформление зала.
- Техническое оснащение.
- Фото и видео съемку праздника.
Нужно побеспокоиться об организации безопасности присутствующих. В некоторых случаях руководителю необходимо договориться с правоохранительными органами для выделения сотрудников на подобный вечер. До начала события нужно позаботиться об устранении неполадок и улучшении условий проведения мероприятия.
Образец плана на месяц
Лучше составлять план проведения мероприятия по образцу согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Основные требования заключаются к форме документа и его содержании. В шапке указывается название предприятия и дата составления документации. Затем прописывается суть и сроки его проведения.
Бумага утверждается грифом и подписями ответственных лиц.
Форма годового плана
План, график мероприятий требует заблаговременного составления по форме. Годовой план потребует длительного планирования и подготовки. Годовой отчет подразумевает таблицу, в которой указаны все события за год. Ниже прописывается расшифровка каждого события.
Основные требования к документации:
- Указать полные реквизиции компании.
- Подтвердить подлинность бумаги грифом и подписями.
- Приложить запланированный перечень затрат по каждому пункту.
Если назначается несколько ответственных, то каждый сотрудник должен получить копию проекта. Хранится документ, который уже проработан, в течение 5 лет.
Любой план может редактироваться, особенно если он составляется сразу на большой срок. Любые изменения должны быть согласованы со всеми лицами, которые имеют отношение к планируемым мероприятиям.