В момент приема наличных денег за сделку купли-продажи (или безналичных — электронных платежных средств) каждое ИП, юридическое лицо должно оформлять документы, подтверждающие факт совершения сделки.
Недавние изменения в Федеральном законе № 54-ФЗ вводят с 01.07.2019 г. новые требования к оформлению кассовых документов, а также требования к обязательному использованию онлайн-касс всеми юридическими лицами и ИП.
Что такое
Кассовый чек — это фискальный документ, сформированный непосредственно при расчете между продавцом и клиентом, подтверждающий сделку, отражающий всю необходимую информацию. ККТ чек должен быть отпечатан с использованием контрольно-кассовой техники или сформирован в электронном виде.
Порядок оформления (заполнения), печати и выдачи квитанции регламентируются Федеральным законом № 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Невыдача квитанции в момент совершения покупки — наиболее частое нарушение кассовой дисциплины, которое может указывать на непроведение операции.
Внимание! За невыдачу квитанции наступает административная ответственность в виде штрафа в размере 2 000 рублей (для должностных лиц и ИП) или 10 000 рублей (для юридических лиц). Вместо штрафа налоговые органы могут вынести предупреждение с требованием устранить нарушения законодательства.
Требования
Так как кассовый чек — тип платежного документа, он должен соответствовать определенным требованиям. Эти требования определяют обязательные реквизиты на образце чека онлайн-кассы, а также некоторые условия его оформления.
Приход информации для формирования фискального документа осуществляется из разных источников. Некоторые реквизиты поступают от программного обеспечения ККТ. Часть реквизитов поставляет товароучетная система, связанная с остальными устройствами. Оставшаяся часть реквизитов поступает непосредственно из онлайн-кассы: то, что было запрограммировано при ее настройке до начала работы.
Для чего нужен
Квитанция подтверждает факт приобретения товара, работы или услуги и является формой совершенного договора между продавцом и покупателем.
В каких случаях используется фискальный документ:
- Осуществление учета движения денежных средств на основании имеющейся в квитанции информации. Кассовый чек, как дополнение к авансовому отчету, служит подтверждением расходов сотрудника предприятия.
- Используется в случае возврата или обмена товара как доказательство совершения покупки, а также при возникновении конфликтов с продавцом.
- Используется в суде в качестве подтверждения возникших издержек.
- Контроль исполнения кассовой дисциплины, а также соблюдения правил работы с наличными денежными средствами со стороны государственных органов (налоговой службы).
Обязательные реквизиты кассового чека
Обязательные требования и реквизиты чека онлайн-кассы для организаций регламентируются законодательно и включают в себя:
- Наименование документа — отображается автоматически, указывается в процессе настройки кассового аппарата до начала его работы и предполагает наличие слов «Кассовый чек» или «Бланк строгой отчетности».
- Порядковый номер за смену и номер смены — нумерация автоматически присваивается ККМ.
- Дата, время и адрес осуществления расчетов. Время покупки на квитанции может отличаться от реального времени незначительно (до 5 минут). При онлайн-платеже необходимо указывать адрес сайта, при проведении сделки в транспорте — наименование и номер транспортного средства, адрес организации.
- Наименование организации — название фирмы, указанное в свидетельстве о регистрации. При оформлении квитанции у ИП указывается его фамилия.
- ИНН налогоплательщика — уникальный цифровой код для юридических и физических лиц-налогоплательщиков.
- Система налогообложения при осуществлении расчетов.
- Признак расчета — используемая схема оплаты при заключении сделки. Это может быть полная и частичная предоплата, аванс, полный и частичный расчет, кредит.
- Список продаваемых товаров (услуг), их количество и цена. Цена за единицу товара (или услуги) и стоимость всего товара (или услуг) указывается в национальной валюте с учетом всех применяемых скидок и наценок. ИП, использующие системы УСН, ПСН, ЕСХН, ЕНВД (кроме подакцизных товаров) до 01.02.2021 могут не указывать данный реквизит.
- Сумма квитанции, указание ставки и суммы НДС (при его наличии).
- Форма расчета — наличные деньги, электронные денежные средства, а также указание суммы оплаты для каждой из формы (при одновременном использовании обеих форм).
- Должность и ФИО лица, осуществившего расчет с покупателем (за исключением торговых автоматов и электронных платежных систем).
- Данные ККТ, которая выбивает фискальный документ: регистрационный и заводской номер экземпляра.
- Фискальный признак документа для проверки его подлинности.
- QR-код. Для того, чтобы самостоятельно проверить на подлинность онлайн-чек, образец которого можно найти в сети Интернет, клиент может скачать бесплатное мобильное приложение «Проверка кассового чека в ФНС России». При сканировании кода в приложении должна появляться вся информация о фискальном документе.
Если фискальный документ выдается платежным агентом или субагентом, тогда в фискальном документе должны присутствовать дополнительные сведения:
- размер выплаченного клиентом вознаграждения;
- номера контактных телефонов платежного агента.
Как выглядит
Квитанция печатается с помощью кассового аппарата на специальной термобумаге. Отпечатанная информация должна быть четкая и сохраняться на бумаге не менее полугода после осуществления покупки. Требования к обязательным реквизитам первичного документа отражены в законодательстве. При отсутствии хотя бы одного обязательного реквизита кассового чека он считается недействительным.
Как пробивать в онлайн-кассе
Онлайн-касса — это обычная кассовая техника, которая подключается к сети Интернет и автоматически передает данные в ФНС. Главная особенность онлайн-кассы — передача данных о наличных денежных расчетах налоговым органам в режиме онлайн по сети Интернет. Это поможет упростить налоговые проверки, контроль за уплатой налогов, а также сделать процесс торговли более прозрачным для потребителя.
С 1 июля 2019 года юридические лица, ИП (кроме тех, то продает товары собственного производства, оказывает услуги или выполняет работы и не имеет наемных работников) должны были перейти на использование онлайн-касс.
Клиент при совершении покупки имеет право оплачивать товар (услуги или работу) как наличными, так и банковской картой одновременно. При этом в фискальном документе должна отражаться информация об обоих способов платежа. Если клиент перед моментом расчета предоставляет продавцу свои контакты (номер мобильного телефона или адрес электронной почты), тогда кассир может сразу отправить клиенту чек в электронной форме. Электронный вид фискального документа приравнивается к кассовому чеку, оформленному на бумажном носителе.
При продаже товаров или услуг в интернете, а также при зачислении клиентом денежных средств на расчетный счет предприятия через банк, продавец должен обеспечить передачу клиенту чека одним из способов:
- на адрес электронной почты, номер мобильного телефона, домашний адрес клиента. Эти данные должны быть запрошены при осуществлении платежа;
- на бумажном носителе вместе с товаром или при оказании оплаченных работ или услуг (в момент доставки товара).
В случае невыдачи или при допущении ошибок в уже выданных чеках продавец имеет право сформировать чек коррекции для корректировки расчетов. Этот документ должен быть сформирован не позднее отчета о закрытии смены.
Покупатель в момент расчета может запросить дубликат кассового чека. Продублировать квитанцию можно следующими способами:
- через оператора фискальных данных;
- с помощью 1С;
- через приложение «Копия чека»;
- восстановление данных из памяти ККМ;
- через функцию «Возврат».
Обратите внимание! Фискальный документ подлежит восстановлению в течение 30 дней с момента покупки.
Некоторые предприятия в дополнение к кассовому могут выдавать товарный чек. Этот документ не является бланком строгой отчетности и не имеет определенных требований к его заполнению. Функция товарного чека — расшифровка перечня приобретенных товаров.
Еще один вариант выдачи квитанции — удержание определенной суммы из заработной платы работника в счет полученного товара. В этом случае сотрудник предприятия выступает в качестве клиента, поэтому такая операция относится к операциям купли-продажи.
Формирование правильного кассового чека, отвечающего всем требованиям законодательства, — серьезный и сложный процесс. Фискальный документ должен быть выдан уже при расчете с первым клиентом, когда предприятие только начинает свою деятельность. Поэтому следует позаботиться и проконтролировать все нюансы, связанные с выдачей кассовых чеков еще до начала торговой деятельности, чтобы избежать проблем с налоговыми органами.