Деловой этикет — что это такое, определение

В деловом мире, бизнесе, переписке с партнерами, разговоре с руководителем и прочих аспектах общения, главное — соблюдать совокупность норм общения и свода правил, которые направлены на улучшение качества коммуникации, общения и поведения. Так называемый деловой этикет рекомендуется соблюдать в любом уважающем себя офисе. Это понятие не включает в себя только манеру разговора, она намного более широкое.

В него входят другие профессиональные виды как коммуникации, так и поведения в коллективе. Это — традиции, форма управления персоналом, поздравления, приветствия, проведение встреч, отношения с другими сотрудниками в коллективе, интересные обычаи и прочие факторы. Совокупность их — это и есть деловой этикет. Соблюдение его необязательно, но рекомендуется в любой компании.

Что это такое и зачем необходимо?

Несмотря на то, что в нынешнее время нормы и правила этики уже не соблюдаются столь строго, как это было прежде, некоторые сферы деятельности продолжают содержать в себе принципы, которые были очень распространены еще относительно недавно. Основа этикета состоит в знании общих определений и норм поведения в различных условиях.

Несмотря на то, что молодые и богатые бизнесмены могут позволить себе провести деловую встречу, презентацию или мероприятие в футболке и джинсах, некоторые сферы деятельности остаются достаточно консервативными.

Однако, когда ему пришлось давать показания перед Конгрессом США, ему пришлось явиться туда в строгом костюме. Это говорит о том, что несмотря на допустимость использования смайлов в электронной переписке, возможности похлопать по плечу собеседника, некоторые круги требуют должного соблюдения правил.

Достаточно аккуратно себя вести следует с иностранными инвесторами и партнерами. Они могут негативно относиться как к внешнему виду, так и другим элементам встречи и разговора, что негативно скажется на дальнейшем сотрудничестве.

Определение такого понятия как деловой или бизнес этикет можно сформулировать так — это совокупность общепринятых в деловой сфере и международном экономическом сотрудничестве, норм и правил, которые указывают порядок и правила общения в деловых кругах. Регламентируются встречи и проводы делегаций, порядок подписи документации, деловой переписки, проведения специальных мероприятий.

Деловой этикет необходим для:

• создания приятного впечатления и имиджа как самого руководителя, так и его помощников, группы подчиненных;
• в качестве общеобразовательного ознакомления;
• для подачи хорошего примера другим, как партнерам, так и коллегам, подчиненным.

Представленных правил существует огромное количество, есть целые доклады и статьи, в которых можно найти как краткий, так и полный перечень существующих. Не стоит пытаться изучить и соблюдать их все, следует знать только основные.

Основные правила

Деловой этикет может применяться в общении по телефону, личной встрече и других моментах. Основные из них такие.

Телефонное общение

Существуют правила, которые следует соблюдать перед началом разговора, во время его и в конце.

Перед тем, как совершить звонок требуется:

• заранее подготовить перечень вопросов;
• отключиться, если абонент не отвечает после шести гудков;
• если ответил секретарь, то уточнить с кем нужно поговорить корректно;
• не звонить раньше девяти утра и вечера;
• обязательно поздороваться;

Во время беседы требуется также подготовить все необходимое, под рукой должен быть блокнот, ручка и другие документы, которые могут понадобиться. Включать громкую связь, только предварительно спросив об этом собеседника. Требуется активно слушать, не заниматься другими делами и желательно общаться в тихом и спокойном месте.

В конце беседы следует кратко пересказывать все необходимое, если нужно более детально углубиться, то лучше перевести это в личную встречу или разговор через специальные приложения. Если связь оборвалась, то рекомендуется перезвонить, если это был разговор с клиентом.

Если нет, то необходимо подождать, чтобы перезвонил звонивший. Неплохо будет отправить по окончании беседы письмо с подтверждением договоренностей, полученных в процессе разговора. Вежливо попрощаться.

Деловая переписка

Как и в случае с телефонным разговором, важно кратко и понятно изложить основную мысль, а также придерживаться следующих моментов:

• в одном письме обсуждать только одну тематику;
• обязательно указывать тему письма в специальной форме, без этого, оно может быть непрочитанным;
• тема должна содержать и указывать на суть письма, она должна быть короткой;
• длинные письма читать достаточно сложно, поэтому не следует их писать;
• не отправлять секретные данные, поскольку к ним легко получить доступ;
• текст необходимо разделять на абзацы, перечислить списком, соблюдать правописание, пунктуацию;
• особо важные моменты можно выделять жирным шрифтом или курсивом;
• отвечать на полученное письмо необходимо быстро, если потребуется много времени для ответа, рекомендуется об этом предупредить человека;
• рекомендуется всегда обращаться к собеседнику по имени;
• в конце текста требуется указать контактные данные или вставить шаблон.

Переговоры и встречи

На сегодняшний день большинство обсуждений переместилось в цифровой формат. Однако, раньше все вопросы решались только при личных встречах.

Было придумано множество правил и норм поведения, писались целые книги. Существует семь основных правил, которые требуется соблюдать при личном контакте:

• для проведения переговоров, необходимо предупредить собеседника не позднее, чем за две недели до встречи;
• рекомендуется начинать переговоры в утреннее время, около десяти часов;
• обязательно представить всех участников, если они не знакомы, до начала проведения;
• все обсуждения должны начинать представители пригласившей стороны;
• недопустимо вступать в споры, обсуждения на повышенных тонах, а также перебивать говорящего;
• длительность должна быть не более двух часов. Если указанного времени недостаточно, рекомендуется сделать небольшой перерыв на кофе или чай;
• обязательно отключить мобильные телефоны.

Независимо от современных тенденций и правил, соблюдение деловитого этикета при переговорах поможет любому человеку быстрее достичь продвижения в карьере. Рекомендуется знать основные правила, при помощи которых можно понять, как действовать в определенных ситуациях и не выглядеть некорректно.

Онлайн общение

На сегодняшний момент является одним из наиболее популярных способов коммуникации, как в деловых кругах, так и личных. Практически все обсуждения сейчас проводятся в социальных сетях и специальных мессенджерах. Зачастую так гораздо удобнее общаться для всех сторон. Существует правило, что в глобальной сети можно общаться свободно и без соблюдения формальностей. Однако, лучше общаться так с друзьями или близкими, но не клиентами или партнерами.

В деловых кругах, при общении через Интернет принято соблюдать такие правила:

• обойтись без фамильярностей. К собеседнику необходимо обращаться по имени, написав его корректно, даже если его никнейм или имя в соцсети выглядит как «Муся» или «Володька»;
• большое количество смайлов лучше не отправлять;
• слова, написанные большими буквами, в глобальной сети считаются как крик, поэтому можно нарваться на негативную реакцию собеседника. Лучше так не писать;
• перед общением с незнакомым человеком, рекомендуется изучить его личные данные, какую музыку он любит слушать, какие вещи публикует на странице, таким образом, можно его лучше понять.

Рабочий этикет

Многие компании устанавливают нормы этикета и поведения отдельно. Может существовать и дресс-код. Если конкретного не указано, то лучше самостоятельно соблюдать все указанные вещи.

С коллегами необходимо всегда общаться корректно, переходить на «ты» только с хорошо знакомыми сотрудниками и обращаться по имени-отчеству к руководителям. В остальном, действуют те же правила, как и в обществе.

Внешний вид

Далеко не всегда компании устанавливают дресс-код для собственных сотрудников. Однако, требуется знать основные правила, которые касаются одежды на рабочем месте:

• мужчинам следует одевать деловые костюмы или рубашку и брюки в теплое время. Иногда возможно одеть джинсы. Женщинам необходимо носить юбку и блузку, воздержаться от коротких юбок и декольте;
• воздержаться от ношения большого количества аксессуаров;
• стрижка должна быть аккуратной;
• для женщин необходимо, чтобы ногти были ухоженными;
• обувь должна быть чистой, независимо от времени года и погодных условий;
• воздержаться от татуировок и пирсинга, особенно в тех местах, где их всегда видно. Некоторые придерживаются строгих и консервативных взглядов на подобные вещи.

Принципы

Этикет подразумевает соблюдение тех вещей, которые считаются недопустимыми в деловом мире. Таких вещей существует всего три:

• соблюдение коммерческой тайны. Многие организации при устройстве на работу даже заставляют подписать документы о неразглашении определенных данных. Нельзя никому рассказывать о финансовом положении предприятия, а также о любой другой скрытой информации;
• отсутствие сплетен. Деловой мир считается достаточно узким, поэтому большое количество информации просачивается и узнается моментально. Запрещается обсуждать партнеров и клиентов с кем-либо. С человеком, который будет замешан в распространении неправдивой информации просто откажутся работать в дальнейшем;
• не болтать лишнего. Указанный пункт похож на оба предыдущих. Случается такое, что сегодняшний партнер может стать злейшим врагом. Если он к тому же будет обладать большим количеством информации, то он сможет использовать ее в корыстных целях. Это может сильно испортить репутацию.

Деловой этикет представляет собой свод норм и правил поведения в различных ситуациях. Хоть сейчас он не имеет широкого распространения, а с внедрением новых технологий уходит в прошлое, соблюдать его все же рекомендуется. Это касается как внешнего вида, так и правил общения в сети, по телефону и в других ситуациях.