Ведущее место в бизнесе для производителей, дистрибьюторов и других участников торгового рынка, занимают продажи продукции. Без четко налаженной системы реализации, бизнес просто не будет нормально функционировать. Оргструктура и построение продаж в каждой отдельной компании имеет свои основные особенности. Основная задача продажных производственных департаментов — коммуникация, обслуживание, построение отношений с самого начала, построение готового канала реализации.
Готовый и качественно построенный отдел продаж в организации способен стабильно повышать процент прибыли, который поднимет предприятие на новый уровень. Кроме этого, отдел способен помочь в жесткой конкурентной борьбе за рынок.
Формирование и создание департамента сбыта продукции должно проходить с соблюдением четкой структуры построения.
Что это такое?
Любая компания приходит к тому моменту, когда одного-двух менеджеров по продажам становится мало. Это чувствуется в затруднении дальнейшей эффективной реализации товара. Тогда перед руководством логично встает вопрос о том, чтобы начать создание структуры отдела продаж. Это позволит получить реальный улучшенный результат в реализации и маркетинге.
Важно! Отдел реализации просто необходим любой оптовой компании, которая не имеет четко налаженного процесса сбыта товара.
Отдел продаж представляет собой группу специалистов, которые занимаются привлечением и обслуживанием потенциальных покупателей и постоянных клиентов. Деятельность направлена на реализацию продукции, организацию процесса доставки и возможно, монтажа.
Функции и задачи отдела состоят в том, чтобы делать следующие шаги и этапы:
- повышать количество покупателей и клиентов предприятия. Такие функции часто лежат на плечах менеджеров по работе с покупателями и работников маркетинговых коммуникаций. Менеджеры должны совершать работу с воронкой продаж и превращать потенциальных покупателей в клиентов, а маркетологи обязаны заниматься организационными задачами по завлечению покупателей в торговую точку;
- повышение среднего чека. Задача реализатора заключается в том, чтобы «раскрутить» клиента оставить в магазине большую сумму денег, чем он собирался или оставлял до этого. Такие задачи получаются повышением цен (что может снизить количество покупок) или введением дополнительных техник кросс-продаж (реализация дополнительных покупок одному клиенту). Это может быть предкассовая продукция, которая стоит относительно мало, но может принести неплохую дополнительную прибыль магазину;
- создание и ведение баз покупателей. Создать перечень и схему клиентов, чтобы потом было легче работать — одна из максимально важных функций представленного отдела. Создание и учет приобретений и клиентов помогает компании настроить инструменты маркетинговых коммуникаций, исследований рынка, наладить отношения с клиентами, продавать напрямую;
- продвижение товара. В конкретном случае, лучше возложить эти функции на маркетологов. Однако, следует их тесно связать с менеджерами по продажам, потому что мнения всех сторон по продвижению должны учитываться. Продажники напрямую общаются с клиентами, некоторые ключи и подходы им видно лучше. Организовать продвижение можно, совместив некоторые должности или иерархически подчинив один отдел, другому.
Обратите внимание! В задачи менеджеров по продажам входит также обзвон клиентов, если такая практика в компании введена.
Создание, построение, инструкции
В практике компаний, есть несколько способов построения отдела с нуля.
Конкретная структура выбирается в зависимости от таких факторов:
- количество работников в департаменте;
- основные функции;
- сфера работы компании;
- сложность производства продукции и их параметры;
- местонахождение магазинов;
- степень дифференциации работы.
Функционально-линейная структура
Когда производимая продукция имеет малое количество ассортиментных видов, продажа происходит только в одном регионе и процесс расширения присутствия не предвидится, то представленная структура подойдет максимально. Линейная структура продаж и руководства состоит из трех уровней.
На первом уровне располагается начальник отдела, который имеет такие функции:
- создание стратегических задач и целей департамента и выполнение контроля за соблюдением;
- обучение подчиненных;
- сбор и передача данных о продажах для других подразделений;
- контроль за соблюдением дисциплины;
- повышение мотивации;
- оптимизация процессов сбыта;
- предоставление техники и оборудования;
- налаживание коммуникации в подразделении и с другими отделами.
Второй иерархический уровень состоит из руководителей подразделений всего департамента продаж.
Важно! Функции руководителей подразделений зависят от конкретной сферы и специфики работы компании.
Обычно устанавливаются управляющие по работу с потребителями, маркетингу и менеджер по документации. Применяется практика внедрения специалистов по маркетингу в отдел продаж. Возможно применение деления руководителей по пассивному и активному сбыту.
Третий уровень характеризуется специалистами, которые подчиняются руководителям функциональных подразделений. Каждый сотрудник, в зависимости от конкретной функции, имеет свои задачи и цели.
Матричная структура
Если продажа продукции происходит одновременно в нескольких регионах, которые расположены далеко между собой, то подойдет регионально-матричная структура.
Здесь применяется перекрестная система подчинения, когда один работник имеет регионального и функционального руководителя. Такой вид руководства может стать причиной конфликтов, однако может помочь в разгрузке ведущих специалистов.
Если региональный спрос находится на невысоком уровне, рекомендуется объединить несколько регионов в подчинение одного отдела или сотрудника. Но, случается такое, что рынок имеет специфически качества, например, спрос есть только на некоторые категории товаров, покупатели не принимают обычные способы продвижения. Тогда желательно оставить одного ответственного сотрудника по конкретному региону.
Организация
Организационная структура департамента может иметь несколько видов согласно установленных категорий.
Согласно товарных категорий
Такой способ построения относится к матричной структуре. Однако, здесь работники находятся в подчинении функциональным руководителям по конкретному продукту. Такой способ организации выгоден, если:
- продается очень технологичный, инновационный и сложный продукт;
- в розничной торговле или мелком опте;
- большая глубина и маленькая ширина ассортимента;
- необходимость в послепродажном сервисе, например, настройке, монтаже и ремонте.
Такой способ позволяет выделить товарные категории по продуктам, которым нужен разнообразный подход к процессу сбыта.
Согласно типов покупателей
Применяется двойное подчинение — функциональному и сегментному руководителям. Разделение покупателей может иметь несколько признаков. Например, частные и корпоративные, горячие и холодные, потенциальные и постоянные клиенты.
Компания может применить такую структуру, когда:
- при приобретении товара каждый из видов покупателей основывается на собственных факторах;
- выделено не более пяти сегментов;
- для каждого сегмента имеется различное поведение потребителей.
По географическому принципу
Необходимо определиться, продукция компании представлена в одном или множестве расположенных отдельно регионов. В первом случае лучше разделить структуру на несколько уровней руководства. Во втором случае, рекомендуется выделить менеджеров для каждого из регионов, которые бы подчинялись непосредственному и региональному руководителям.
По функциям сбыта
Система строится тогда, если каждому менеджеру необходимо выполнять различные задачи, которые требуют специального опыта, квалификации и знаний. Лучше разделить специализацию менеджеров. Например, один бы отвечал за поиск и работу с новыми покупателями, а второй — занимался бы последующим обслуживанием.
Этапы организации
При организации отдела сбыта имеют место такие этапы:
- выявление требуемой квалификации сотрудников;
- создание должностных инструкций;
- распределение функций и задач между работниками;
- формирование графика работы;
- создание системы контроля за работой;
- установка стандартов деятельности;
- создание системы повышения квалификации и опыта персонала.
Вертикальная структура
Такой вид структуры построения устанавливает полномочия и служебные обязанности работников управленческих уровней, что придает качественную координацию и интеграцию продаж. Состоит из двух видов:
- линейная структура;
- линейно-функциональная.
Горизонтальная
Подразумевается применение нескольких подразделений по реализации продукции. Могут применяться средства аутсорсинга, то есть когда служба продаж состоит из независимых сотрудников.
Классификация посредников
Если компания пользуется аутсорсингом в продажах, то деятельность будут вести посредники, которые делятся на четыре типа:
- агенты по продажам;
- дистрибьюторы;
- дилеры и реселлеры;
- торговые представители производителя.
Улучшение
Даже если отдел реализации работает качественно и стабильно, не помешает принять меры для улучшения эффективности его деятельности.
Отлично зарекомендовали себя такие шаги:
- внедрение системы CRM;
- разработка скриптов для менеджеров;
- введение тайного покупателя для выявления слабых сторон системы;
- постоянный анализ деятельности;
- обучение сотрудников, тренинги, семинары.
Можно ли обойтись без отдела
Без отдела продаж, в нынешних рыночных условиях обойтись практически невозможно. Высокая и жесткая конкуренция побуждает компании действовать быстро и решительно, никто не ждет, пока клиент сам соизволит что-то купить. Обойтись могут только крупные концерны, выпускающие продукт. Зачастую они отдают все функции по продаже и продвижению товара посредникам или дистрибьюторам.
Отдел продаж представляет собой важное звено в деятельности любой компании. От эффективности его создания и организации зависит доходность. Имеется несколько разновидностей структур и этапов организации и управления отделом.