Развитие бизнеса и торговли в отечественных условиях стремительно продолжается. Для повышения количества продаж, повышения интереса и получения контакта с конечным потребителем достаточно часто применяется официальное письмо — коммерческое предложение. Не существует четкого определения, как его оформить, составить или написать. Составление структуры и оформление зависит от конкретной компании.
Единственное, что требуется достичь, это, чтобы шаблон был красивый, с использованием грамотной деловой структуры и речи. Может использоваться определенный фон, повышающий привлекательность отправляемой оферты. В ней необходимо описать оказание услуг или составить краткий текст с перечнем предлагаемого товара. От эффективности и привлекательности составления и оформления КП, зависит, обратит ли внимание на него клиент или забудет, даже не ознакомившись.
Что это такое?
Образец коммерческого предложения представляет собой документ, составленный в любой удобной форме и имеющий печатный или электронный формат. Может писаться в программе Word или при помощи графического редактора. Готовый бланк должен выглядеть привлекательно внешне, быть не перегруженным информационно и легко читаться.
КП несет в себе цель предложить другим лицам или компаниям сотрудничество. Включает в себя краткое или полное описание предлагаемой продукции, выполнение услуг. Могут включаться описание полученной выгоды в результате предлагаемого сотрудничества.
Важно! Коммерческое предложение несет в себе основную цель — получение обратной связи от лица, которому был направлен документ.
Это повышает шансы продать продукцию или услугу указанному лицу, поскольку будет понятен его интерес. При отсутствии интереса сомнительно, что лицо будет тратить время на обратную связь. Общая цель подобного документа — продажа предложенного товара или услуги.
Основное правило при составлении КП гласит о том, что оно должно нести в себе оффер, то есть то предложение, которое поможет получателю выделить его среди других компаний-конкурентов. Оффер может заключаться в предоставлении большой скидки на продукцию, оказании дополнительных услуг по эксплуатации предлагаемого оборудования или предложение бесплатной установки (обслуживания), и многое другое.
Нет особых правил по составлению КП. Оно может выполняться в качестве презентации, составляться в текстовом редакторе или иметь простой краткий текст, отправленный на электронную почту получателя. Согласно проводимому опросу среди представителей бизнеса, по предпочтениям в составлении документа, данные выглядят так:
- более 63% опрошенных предпочитают отправлять КП в электронном виде, в формате PDF-файла;
- около 18% респондентов применяют текст, составленный в электронном письме;
- немногим более 6% применяют документы Google;
- оставшиеся 12% пользуются различными другими форматами.
Отправка КП несет в себе одну цель, которую можно назвать первоочередной. Заключается она в том, чтобы заинтересовать получателя в выполнении одного из следующих действий:
- отправка в ответ запроса на составление бизнес-плана;
- совершил оформление заказа в интернет-магазине;
- перезвонил представителю отправителя;
- подписался на указанную рассылку;
- перешел по ссылке.
Важно! Перечень действий не полный и может иметь другие действия после прочтения КП. Главное — обратить внимание получателя и сделать требуемое действие.
После того, как получатель обратит внимание, приходит черед другой цели — совершить поставку ему предлагаемого продукта или услуги. Все представленные цели тесно связаны между собой, поскольку любой контакт между получателем и отправителем считается неплохим достижением. В случае, когда в дальнейших этапах, например, при общении, также построена грамотная система продаж, то вероятность достижения сотрудничества возрастает еще больше. В итоге, есть возможность получить готового клиента.
Использование коммерческих предложений можно назвать одним из способов донесения информации до потенциальных покупателей. Однако, такой способ заинтересовать подходит не всем. Связано это с тем, что он занимает большое количество времени у всех участников схемы. Рекомендуется заниматься отправкой таких документов только в случае продаж сложных и специфических товаров, тех, перед покупкой которых потребитель склонен долго обдумывать. Применять указанный способ в сфере быстрых продаж нежелательно и имеет небольшую эффективность.
Обратите внимание! Вероятность, что КП поможет продать продукт, повышается, если потребитель тратит много времени на выбор и обдумывание.
Виды
На сегодняшний день распространено деление всех КП на три различных вида. Они отличаются по готовности целевой аудитории и предыдущим возможным этапам общения.
Холодное
Представленный вид КП отправляется всем возможным заказчикам или клиентам, которые не интересовались продуктом и не запрашивали предоставление о нем информации. В Интернет-сообществе подобный вид называют «спамом». В этом случае не применяется личное обращение, потому что база получателей достаточно обширна, и персонализировать каждого займет очень большое количество времени.
Согласно статистическим данным, в среднем открывается около 23 процентов КП. Из них переходят по ссылкам только немногим более трех процентов. Примечательно, что статистические данные включают в себя все существующие виды рассылок в различных 25 видах деятельности. Обработано было около полутора миллионов писем.
Теплое
Такой вид КП рассылается для тех получателей, с которыми было предварительное общение или другой вид контакта. К ним относятся:
- лица, оставившие заявку на обратную связь;
- запросившие предоставление предложения в форме на сайте;
- позвонивший или отправивший письмо самостоятельно.
Теплое коммерческое предложение можно направить с указанием личности. Связано с тем, что при состоявшемся контакте были получены данные о человеке. Однако, оставшаяся часть КП будет сделана по стандартному образцу, поскольку нет данных о конкретных интересах. Можно только кратко рассказать о компании и предлагаемом продукте, а также предложить определенные привилегии.
Горячее
Такой вид КП отсылается только тем лицам, с которыми предварительно состоялся достаточно плотный контакт. Обычно, теплое КП используется, когда получатель предоставил информацию и рассказал о специфике работы своего предприятия и своих ожиданиях от совместного сотрудничества.
Используется только в случаях, когда произошла личная встреча или длительный телефонный разговор. Обязательно следует указать получателя, указать достигнутые договоренности и соглашения, если таковые были. Желательно разъяснить суть предложения.
Правила написания и оформления
Нет четких правил по написанию и оформлению КП. Все зависит от личного усмотрения руководителя компании или предпринимателя, который желает составить образец. Существуют несколько рекомендаций, которые помогут в составлении. Они перечислены по порядку, который следует соблюдать при написании:
- провести анализ маркетинговой деятельности. Необходимо определиться с тем, что необходимо продавать. Желательно выделить сильные стороны компании и определить, чем деятельность компании выгодно отличается от конкурентов. После, составить перечень дополнительных выгод, которые возможно предложить заинтересованной стороне. Рекомендуется указать тех, кто уже был покупателем продукции;
- определить способ контакта. Можно использовать текст, вставленный в форму письма или отправлять как вложенный файл. Форма письма не имеет особого значения, потому что если не будут указаны выгодные предложения, то КП не спасет даже самый привлекательный дизайн;
- определиться с дизайном. Если есть неплохой текст, описаны выгоды, то можно начать задумываться о дизайне. У специалистов на счет дизайна различные мнения, однако, все сходятся в том, что первым делом должно идти качественное содержание. Главное — аккуратно и качественно оформленный текст. К нему может прилагаться любой выбранный дизайн;
- структура. Это один из основных этапов написания. Качественный текст теряет свою актуальность, если его некрасиво подать. Есть несколько различных вариаций, например: заголовок — оффер — основная часть — цена и ее аргументация — работа с возражениями — призыв к действию — контакты. Или такое построение: колонтитул — заголовок — лид — оффер — выгоды — обработка возражений — призыв к действию — постскриптум. Есть еще достаточно большое количество вариаций, можно попробовать любое и выбрать наиболее понравившееся;
- после этого следует этап самого написания коммерческого предложения. Можно сделать сразу несколько образцов, с разным построением и дизайном. Потом выбрать максимально понравившийся;
- после написания следует обязательно проверить текст на наличие ошибок и неправильного грамматического построения. Не рекомендуется использовать клише, вроде «динамично развивающаяся компания», «высококвалифицированные специалисты» и прочие. Лучше заменить их полезной информацией о количестве открытых отделений или реальной квалификации и опыте специалистов, с указанием объектов, которые были выполнены.
Образец
В глобальной сети существует огромное количество образцов и описаний, как правильно составить предложение. Все они различны по построению, объему, дизайну и другим элементам. Главное, чтобы КП было емким, но в то же время, не перегруженным информацией и дизайном.
Готовые образцы можно найти в Интернете, например, на сайте. Представлено несколько различных вариантов.
Как эффектно закончить
Специалистами рекомендуется заканчивать любое КП призывами к действию. Стандартные концовки, типа «С Уважением», «мы будем рады», «на все ваши вопросы ответят…», не несут в себе большого коммерческого потенциала. В лучшем случае, на такое просто не обратят внимание.
Использование призыва к действию, например: «предлагаем Вам бесплатно протестировать оборудование в течение 60 дней» или «Хотите избавиться от хранения и утилизации архивов? Звоните. Мы обойдемся с Вашей документацией, как она того заслуживает, не нарушая закона». Такие варианты имеют гораздо больше шансов заинтересовать получателя совершить указанное действие.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо должно быть составлено без ошибок и быть легко читаемым. В основном, в нем перечислена конкретика и технические данные о продукции, поэтому дизайн и оформление практически не играют роли. Главное, удобное и понятное чтение, а также полный перечень информации, которая может заинтересовать получателя.
Ошибки
Среди основных ошибок, которые допускаются при составлении КП, распространены такие:
- применение сложных грамматических форм;
- схожесть со стандартными надоевшими предложениями;
- наличие грамматических ошибок;
- слишком скучный текст.
Коммерческое предложение используется для установления контакта с клиентом. Существует три вида КП. Желательно применять при составлении основные рекомендации, которые помогут написать качественный документ, который точно заинтересует получателя.